Una segreteria telefonica automatica è un dispositivo che risponde ai telefoni e registra i messaggi dei chiamanti se un essere umano non risponde prima al telefono entro un determinato periodo di tempo o numero di squilli. Tali macchine di solito richiedono al proprietario del telefono di registrare un messaggio che verrà riprodotto al chiamante se la macchina risponde al telefono. Sebbene le prime segreterie telefoniche registrassero i messaggi su nastri, la maggior parte dei dispositivi di risposta moderni utilizza l’archiviazione digitale a stato solido. Si precisa, tuttavia, che un sistema di “segreteria”, comunemente utilizzato per lasciare messaggi agli utenti di telefoni cellulari, non è considerato una segreteria telefonica automatica, in quanto generalmente si tratta di un sistema in rete piuttosto che di una macchina collegata al Telefono. Inoltre, le macchine automatiche a volte sono progettate non per registrare messaggi, ma per trasferire i chiamanti alla parte corretta.
Le segreterie telefoniche personali tendono ad esistere esclusivamente allo scopo di registrare i messaggi quando si perde una chiamata. Il messaggio registrato del proprietario del telefono di solito dice qualcosa di simile a “Ciao, sono John. Mi dispiace di non essere riuscito ad arrivare al telefono, per favore lascia un messaggio e ti ricontatterò il prima possibile”. In alcuni casi, tali macchine consentono al proprietario del telefono di chiamare il proprio numero di casa e ascoltare i messaggi in remoto, ma la funzionalità tende a non estendersi molto oltre.
Molte aziende, d’altra parte, utilizzano segreterie automatiche per indirizzare i chiamanti alla persona o al reparto appropriato. Una persona, dopo aver chiamato il numero di telefono di un’azienda, può ricevere un messaggio da una segreteria telefonica automatica che gli chiede di premere un determinato numero o simbolo sul telefono in base al motivo per cui sta chiamando. Mentre una segreteria telefonica automatizzata può essere molto utile per tali scopi, molti trovano tali sistemi eccessivamente complicati e confusi. Spesso è necessario navigare in menu telefonici complessi e ricorsivi prima di essere indirizzati a un operatore umano.
L’uso diffuso dei telefoni cellulari ha in qualche modo ridotto la domanda di segreterie automatiche. La maggior parte dei fornitori di servizi di telefonia cellulare offre un servizio di posta vocale che offre tutte le funzionalità di una segreteria telefonica automatica senza la necessità di una macchina reale collegata al telefono. Molte persone usano i telefoni cellulari come telefoni principali e, in quanto tali, non richiedono una segreteria telefonica automatizzata. Indipendentemente da questa tendenza, le nuove segreterie telefoniche vengono ancora rese più piccole, più facili da usare e con opzioni di archiviazione e registrazione più efficienti.