Una variazione di budget flessibile è la differenza tra l’importo che un’azienda prevede di spendere o guadagnare durante un determinato periodo di tempo e l’importo che effettivamente spende o guadagna. La varianza o la differenza può essere un numero positivo, il che significa che i costi superano il budget o il reddito ha superato le aspettative, oppure un numero negativo con costi inferiori alle attese o entrate inferiori al previsto. I manager e gli investitori potrebbero utilizzare una variazione flessibile del budget per misurare le prestazioni non solo dell’azienda, ma anche di diversi manager.
Quando le prestazioni effettive di un’azienda o di un reparto differiscono da quelle pianificate per un mese, un trimestre o addirittura un anno, la misurazione della variazione flessibile del budget aiuta a controllare i costi. Cercare di applicare gli standard del budget statico non funziona se i costi oi guadagni previsti differiscono, rendendo impossibile valutare la redditività o le prestazioni dell’azienda. Senza un modo accurato di misurare le prestazioni, la direzione non può sapere se sono necessarie correzioni nell’azienda o nelle azioni di un reparto.
Affinché una variazione di budget flessibile funzioni, un’azienda deve prima disporre di un budget statico o fisso. Il budget statico prevede una certa quantità di entrate e una certa quantità di spese, sulla base delle previsioni del management delle condizioni di mercato e delle prestazioni dell’azienda. Quando si esamina la varianza, i gestori o gli investitori utilizzano ancora gli stessi valori di costo e reddito fissi fissati nel budget statico. Se i valori di un costo o di un reddito erano variabili nel budget statico, il budget flessibile deve utilizzare cifre variabili anche per quei valori di costi o reddito.
Le differenze nei costi o guadagni effettivi di un’azienda rispetto a quelli previsti da un budget statico forniscono preziose informazioni sulle prestazioni. Ad esempio, potrebbe sembrare che un’azienda guadagni di più vendendo un numero maggiore di unità durante un mese o un trimestre rispetto a quanto originariamente previsto nel budget statico. La variazione di un budget flessibile, tuttavia, potrebbe mostrare che l’importo guadagnato per unità è stato inferiore a quello previsto, portando probabilmente l’azienda a realizzare meno entrate nette a causa del maggior numero di vendite.
La valutazione delle prestazioni di un singolo manager utilizzando una variazione di budget flessibile funziona bene solo se vengono utilizzate le informazioni appropriate per la valutazione. Qualsiasi informazione di bilancio, sia dai budget statici che flessibili, deve essere nell’ambito della responsabilità del manager oggetto di valutazione. Maggiore è il livello o l’autorità del manager in un’azienda, maggiori saranno gli scostamenti complessivi del budget dell’azienda da utilizzare per misurare le sue prestazioni.
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