Un diagramma dei processi aziendali illustra visivamente i processi aziendali in modo graduale con l’obiettivo di migliorarli e può essere creato da qualsiasi organizzazione per qualsiasi processo. I diagrammi di processo variano in complessità e formato, quindi formato, ambito e livello di dettaglio devono essere stabiliti prima dell’inizio della creazione. Una volta impostati i parametri, le fasi del processo sequenziale possono essere documentate graficamente e successivamente analizzate. I diagrammi possono essere creati utilizzando una varietà di tecniche, utilizzando note adesive, carta o software informatico specializzato. Spesso piccoli gruppi di persone creano i diagrammi per garantire la completezza.
La definizione dell’ambito e dei limiti del diagramma del processo aziendale implica la comprensione di input, interazioni e output del processo scelto. I processi molto complessi o quelli che si verificano in molti livelli organizzativi potrebbero dover essere suddivisi in più diagrammi. La valutazione iniziale di quali processi rappresentare e i loro ambiti possono garantire che i benefici superino i costi di creazione.
Indipendentemente dal livello di dettaglio, un diagramma dei processi aziendali è vantaggioso solo come le informazioni che vi sono contenute. La mappatura di team con membri di varie fasi del processo può quindi fornire preziose informazioni che un singolo creatore potrebbe perdere. Nonostante le dimensioni del processo o il numero di dipendenti coinvolti, tuttavia, i team dovrebbero rimanere abbastanza piccoli da essere gestibili.
Un diagramma dei processi aziendali può essere creato su carta, con foglietti adesivi o tramite programmi per computer e software specializzato per processi aziendali. I vantaggi di lavorare con carta o appunti sono la velocità di creazione, i tempi di istruzione più brevi e la facilità di manipolazione. La creazione di diagrammi computerizzati include un processo di istruzione più lungo, ma migliora la longevità, facilita la trasmissione di informazioni e può essere collegata direttamente al software di gestione dei processi aziendali.
Un altro aspetto della formattazione include la scelta di una notazione di modellazione. La notazione di modellizzazione dei processi aziendali, creata dalla Business Process Management Initiative, è un esempio di un sistema di notazione grafica standardizzato per i diagrammi di processo. I sistemi di notazione standardizzati possono facilitare la comunicazione interdipartimentale o business-to-business del diagramma al completamento. Ad esempio, Business Process Modeling Notation utilizza rettangoli per rappresentare attività, diamanti per rappresentare decisioni e varie frecce per mostrare la sequenza. Esistono tuttavia altre forme di notazione standardizzata; la notazione può anche essere improvvisata.
Una volta selezionati l’ambito, il formato e il team di mappatura, le fasi del processo possono essere rappresentate graficamente per completare il diagramma. Il brainstorming delle varie fasi del processo con il team di mappatura è un modo per completare la documentazione. Anche attenersi agli standard di notazione scelti in questa fase può aiutare a semplificare la creazione. Il livello di dettaglio richiesto per la mappa del processo determinerà le informazioni richieste in ogni fase, che possono includere ritardi, impressioni dei clienti e influenze esterne.
Più bozze e revisioni del diagramma di processo possono garantire che tutti i passaggi siano stati documentati. Un modo per ottenere questo risultato è seguire il processo in tempo reale con il team di mappatura. Se il processo lo rende impossibile, la valutazione può essere ottenuta distribuendo copie del diagramma del processo aziendale tra i membri del team o i dipendenti. Il completamento del diagramma dei processi aziendali fornisce agli utenti una visualizzazione del processo aziendale dall’inizio alla fine, che può aiutare con la gestione e l’ottimizzazione dei processi aziendali.