Il software di fatturazione open source viene utilizzato dalle aziende fisiche e online per fatturare i servizi ai clienti e per addebitare tariffe annuali o mensili per gli abbonamenti. Molte aziende utilizzano software di fatturazione open source per i cicli di fatturazione, quindi la possibilità di utilizzare cicli personalizzati con qualsiasi importo in contanti associato consentirà all’azienda di creare molti pacchetti di abbonamento diversi. Essere in grado di generare automaticamente le fatture eviterà che l’amministratore attraversi il lungo processo di creazione di una fattura completamente nuova, popolandola con informazioni e quindi consegnandola al cliente. Gli strumenti di stampa e invio di fatture via e-mail consentiranno all’utente di fornire al cliente una versione elettronica o cartacea della fattura. Gli strumenti di promemoria del pagamento anticipato garantiranno che i clienti non dimentichino di pagare in tempo.
I cicli di fatturazione, in particolare per i proprietari di siti Web aziendali, consentono a un’azienda di addebitare una quota di abbonamento continua a un cliente. Per realizzare un servizio di abbonamento efficace, in cui il cliente ha diverse scelte di ciclo, il software di fatturazione open source dovrebbe essere in grado di creare cicli personalizzati, come un ciclo mensile, un ciclo semestrale e un ciclo annuale. L’amministratore dovrebbe anche essere in grado di inserire valori personalizzati per ogni ciclo, perché i cicli annuali tendono ad addebitare meno al mese rispetto a un ciclo mensile.
Una fattura non è il documento più difficile da creare, ma richiede più tempo se eseguita manualmente. Se il software di fatturazione open source è in grado di generare automaticamente una fattura, sarà più facile servire il cliente senza dover inserire tutte le informazioni per una fattura. Per generare correttamente una fattura, di solito ci saranno campi di testo da compilare da parte dell’amministratore, ma ciò richiederà solo pochi secondi anziché pochi minuti.
Dopo la creazione della fattura, l’amministratore deve ancora consegnare la fattura al cliente. A seconda che l’attività sia un’azienda fisica o online, sarà richiesta la consegna tramite stampa o e-mail. Alcune aziende fisiche inviano fatture via email a clienti comuni e alcune aziende online stampano e inviano fatture ad altre aziende, quindi il miglior software di fatturazione open source dovrebbe consentire entrambi i metodi di consegna.
La maggior parte dei clienti è brava a pagare le fatture durante un ciclo di fatturazione, ma alcuni clienti potrebbero dimenticare i propri obblighi. Per garantire che i clienti non dimentichino, uno strumento di promemoria del pagamento anticipato può aiutare l’azienda a riscuotere tutto il denaro dovuto. Questo strumento invia un’e-mail ai clienti, ricordando loro la bolletta in modo discreto.