La scrittura di una richiesta di esenzione può dipendere dal fatto che tu faccia diverse cose, tra cui la compilazione di una lettera di presentazione, un modulo di richiesta e l’annotazione di tutta la documentazione richiesta. A seconda delle circostanze della rinuncia e dell’agenzia coinvolta, i requisiti potrebbero essere leggermente diversi in situazioni diverse. In quasi tutti i casi, dovrai fornire una spiegazione sul motivo per cui è necessaria la rinuncia. Inoltre, quando scrivi la richiesta di rinuncia, assicurati di prestare attenzione alle eventuali scadenze.
Se si compila un modulo prestampato, scrivere una richiesta di rinuncia è autoesplicativo. Segui semplicemente le istruzioni e compila gli spazi al meglio delle tue capacità, assicurandoti di includere tutti i dettagli pertinenti come richiesto. In alcuni casi, un modulo potrebbe essere tutto ciò che dovrai compilare. In altri casi, potrebbe essere richiesto di inviare anche una normale lettera. Questa lettera dovrebbe essere pensata e organizzata in modo logico.
Indipendentemente dal tipo di lettera o narrativa che stai scrivendo, assicurati di indicare chiaramente la richiesta all’inizio. Se si scrive un formato di promemoria o un’e-mail, includere le parole “richiesta di rinuncia” nella riga dell’oggetto dell’e-mail. Se scrivi una lettera più tradizionale, assicurati che il punto della richiesta di rinuncia sia fatto nel primo paragrafo, anche nella prima frase.
Il prossimo paragrafo dovrebbe spiegare come si soddisfano i requisiti necessari per ottenere una richiesta di esenzione. Ad esempio, se hai bisogno di soddisfare determinate linee guida sul reddito per ottenere una deroga, indica chiaramente il tuo reddito e come potresti soddisfarle. Se desideri ricevere un’esenzione medica per viaggiare o praticare uno sport, spiega cosa hanno detto medici o altri professionisti sanitari sulla tua situazione. Prendi ogni requisito per una rinuncia punto per punto per assicurarti che tutto sia spiegato metodicamente.
In alcuni casi, potrebbe essere utile spiegare anche cosa significherebbe la rinuncia per te personalmente. Se potrebbe essere la differenza tra frequentare il college e non frequentare il college, questa potrebbe essere una potente motivazione nei casi in cui le linee guida sono flessibili o coloro che cercano deroghe possono prendere le proprie decisioni. Anche se questo potrebbe non essere necessario, potrebbe essere d’aiuto. Tuttavia, evita di sembrare melodrammatico o di usare un linguaggio eccessivamente emotivo.
Se stai includendo la documentazione di supporto, prendine nota o comunica alla parte quando aspettarti che le informazioni arrivino. È sempre bene fornire una tempistica e un metodo di consegna se la documentazione non viene inviata contemporaneamente. Spiega, se possibile, perché la documentazione non è stata inviata tutta insieme.
L’ultimo paragrafo della lettera di richiesta dovrebbe indicare la tua disponibilità a renderti disponibile nel caso in cui dovessero sorgere altre domande. Se non hai già fornito le informazioni di contatto, questo sarebbe un buon posto per fornirle. Altrimenti, indica dove sono elencate le tue informazioni di contatto e fornisci orari convenienti per raggiungerti telefonicamente.