Per inviare facilmente i dati da una segreteria telefonica alla posta elettronica, è necessario configurare un sistema in cui si utilizza un servizio di posta vocale digitale, anziché un dispositivo di segreteria telefonica standard. Le segreterie telefoniche in genere agiscono come dispositivi separati che possono essere collegati al telefono o sono sviluppati come parte di un telefono che registra i messaggi delle chiamate in arrivo e li salva per la riproduzione futura. Questo tipo di sistema non si interfaccia o funziona necessariamente con i componenti online, rendendo difficile il trasferimento dei messaggi da una segreteria telefonica a un account di posta elettronica, quindi dovresti cercare un servizio digitale che utilizzi la segreteria telefonica online che ti avvisi via e-mail di nuovi messaggi.
Quando si tratta di trasferire dati da una segreteria telefonica alla posta elettronica, il problema principale che si pone è la capacità di diversi sistemi di comunicare. Una segreteria telefonica è in genere un dispositivo fisico utilizzato per registrare e salvare i messaggi dei chiamanti. Queste macchine sono generalmente collegate a una linea telefonica e possono essere un dispositivo separato collegato a un telefono o possono essere costruite come parte di un telefono. Poiché le segreterie telefoniche sono progettate per funzionare principalmente con i telefoni, non ci sono molti modelli destinati all’uso con i sistemi di posta elettronica.
Sono stati introdotti alcuni dispositivi per consentire alle segreterie telefoniche di utilizzare formati di informazioni digitali e inviare messaggi a un sistema informatico, ma questi sono spesso inaffidabili e potrebbero non essere sempre disponibili. Piuttosto che provare a inviare informazioni dalla tua segreteria telefonica alla posta elettronica, dovresti prendere in considerazione l’utilizzo di un servizio di segreteria telefonica. Puoi scegliere un servizio di segreteria telefonica online o che utilizza il software installato su un computer. Quando si riceve una chiamata in arrivo a cui non è possibile rispondere, il sistema trasferisce la chiamata al sistema informatico e viene registrato un messaggio.
Il sistema informatico può quindi inviare un messaggio alla tua posta elettronica, più o meno allo stesso modo in cui desideri che i messaggi vengano inviati dalla tua segreteria telefonica alla posta elettronica. Sistemi diversi possono inviare diversi tipi di messaggi, anche se di solito è semplicemente un avviso che ti informa che hai un messaggio di posta vocale. È quindi possibile controllare la posta vocale da una postazione remota, collegandosi al servizio di posta vocale e recuperando il messaggio. Esistono numerosi sistemi che consentono di utilizzare la posta vocale e la posta elettronica, spesso più facilmente rispetto al tentativo di inviare dati da una segreteria telefonica alla posta elettronica, e alcuni sistemi possono includere funzioni di ID chiamante nonché la possibilità di trasferire le chiamate a un telefono cellulare .