Quando crei un messaggio vocale professionale di saluto, può essere una buona idea pensare a ciò che i chiamanti potrebbero voler sapere. Dopo averlo fatto, puoi creare un elenco di punti da trattare nel tuo messaggio vocale; potrebbe anche essere una buona idea scrivere l’intero saluto su un pezzo di carta. Il messaggio ideale dovrebbe essere compreso tra 10 e 20 secondi, quindi potresti voler ripetere il tuo messaggio prima di registrarlo. Dopo aver composto il tuo messaggio telefonico, può essere una buona idea avere una seconda opinione su questo messaggio di saluto in modo da assicurarti che suoni professionale.
Prima di registrare un saluto vocale professionale, potresti considerare il tipo di persone che potrebbero chiamare la tua casa o la tua azienda. In questo modo, puoi pensare alle informazioni di cui potrebbero aver bisogno questi chiamanti prima di comporre il tuo saluto. La maggior parte dei chiamanti sa come lasciare un messaggio vocale, quindi cerca di evitare di dare loro istruzioni. Alcune cose che potresti voler includere nel tuo saluto potrebbero essere il tuo nome completo, il titolo, il nome della tua azienda e un metodo alternativo per contattarti. Se prevedi di non essere disponibile per un po’ di tempo, può essere una buona idea informare i chiamanti quando tornerai e dare loro il nome e il numero di telefono di un’altra persona da chiamare nel caso in cui abbiano bisogno di assistenza immediata.
La registrazione del saluto professionale della segreteria telefonica a volte può causare apprensione, soprattutto se non l’hai mai fatto prima. Potresti trovare utile andare in un luogo molto privato quando sei pronto per registrare, e questo può aiutare a garantire che non ci siano rumori di sottofondo quando hai finito. Prenditi qualche minuto per rivedere l’elenco che hai fatto in precedenza e prova il saluto un paio di volte se sei estremamente nervoso. Mentre stai provando, assicurati che il tuo discorso scorra senza intoppi e non usi parole di riempimento come “uh” o “um”.
Quando hai finito di registrare il tuo messaggio vocale professionale, potresti chiedere a un amico intimo di chiamare il tuo numero di telefono in modo da poter ascoltare insieme il messaggio in uscita. In questo modo, puoi ottenere la sua opinione sul messaggio vocale prima che gli altri chiamanti possano ascoltarlo. Se il tuo amico ti consiglia alcune modifiche, queste dovrebbero essere facili da apportare, perché la maggior parte dei sistemi ti consentirà di eliminare il messaggio in uscita e registrarlo nuovamente tutte le volte che desideri.