Mentre i lavori di amministrazione degli uffici si trovano in quasi tutti i settori, la maggior parte di questi tipi di posizioni si trova di solito in sanità, servizi alle imprese, banche, agenzie governative, compagnie assicurative e scuole. In genere comprendono tutti i dipartimenti e i livelli della forza lavoro. A causa del gran numero di impiegati e assistenti degli uffici amministrativi, di solito c’è una grande necessità per i dirigenti degli uffici amministrativi di pianificare, dirigere e supervisionare il flusso di lavoro quotidiano per raggiungere gli obiettivi operativi dell’organizzazione. Esistono diversi modi per diventare un responsabile dell’ufficio amministrativo, compresa l’istruzione e la promozione all’interno dell’azienda.
La maggior parte delle posizioni di dirigente di ufficio amministrativo richiedono un diploma secondario, che si tratti di una laurea associata, laurea o superiore. Esistono molte scuole, classi e programmi diversi per la posizione di amministratore dell’ufficio, tra cui università tradizionali di quattro anni, college di comunità e scuole di commercio. I corsi di contabilità, matematica aziendale, applicazioni informatiche, tecnologia per ufficio, risorse umane e diritto commerciale in genere devono essere seguiti per ricevere la certificazione o il grado per diventare un responsabile dell’ufficio amministrativo.
Ogni candidato che vuole diventare un dirigente dell’ufficio amministrativo deve in genere avere un’esperienza lavorativa correlata, anche dopo aver ottenuto tutti i requisiti educativi per il lavoro. Molte volte questo è il motivo per cui le promozioni interne sono il modo più comune per raggiungere questa posizione. I responsabili degli uffici amministrativi hanno molte responsabilità che generalmente includono la pianificazione del lavoro, la supervisione del personale, la revisione del lavoro, il completamento delle valutazioni dei dipendenti e l’assunzione e la cessazione dei dipendenti. Con questo ampio spettro di compiti, i responsabili dell’amministrazione degli uffici di solito devono conoscere e comprendere i punti di forza e di debolezza dei dipendenti, la durata dei compiti e come formare e gestire gli altri.
Una persona che inizia in una posizione entry-level come receptionist, impiegato contabile, assistente amministrativo o altra posizione che assiste nell’apprendimento della società e del personale, in genere è un candidato probabile per diventare un dirigente dell’ufficio amministrativo. Insieme all’esperienza sul lavoro, i candidati di solito devono prepararsi prendendo lezioni di sviluppo professionale su argomenti come relazioni interpersonali, coaching, gestione del tempo e gestione del progetto. Può anche essere utile per un candidato cercare opportunità di formazione come supervisore nelle posizioni attuali. Le aziende potrebbero anche cercare set di competenze che includano lavoro di squadra, organizzazione, leadership e buona comunicazione quando promuovono all’interno dell’organizzazione.
Un altro aspetto importante della personalità che in genere è necessario per diventare un responsabile dell’ufficio amministrativo è avere eccellenti capacità di persone. Gli amministratori di ufficio di solito fungono da collegamenti tra tutti i livelli del personale e devono risolvere i problemi su base regolare. Alcuni progetti potrebbero includere la ristrutturazione di dipartimenti, l’implementazione di nuove politiche aziendali e la mediazione di conflitti interpersonali. Di solito, devono anche comprendere gli accordi sul lavoro e segnalare eventuali problemi al team di gestione superiore.
Per diventare un responsabile dell’ufficio amministrativo, in genere è necessario che un candidato sia in grado di lavorare con tutti i diversi tipi di personalità e livelli professionali. Questo di solito include tutti, dall’addetto alla posta al vicepresidente. Sapere come essere orientati al dettaglio, analitici, creativi e flessibili allo stesso tempo può essere necessario per avere successo in questa posizione.