Spesso può essere difficile riconoscere che si sta verificando un’appropriazione indebita, poiché il furto dei dipendenti viene spesso effettuato dalle persone più fidate di un’organizzazione. Il malversatore può arrivare presto al lavoro e rimanere fino a tardi, esibendo gli stessi tipi di comportamento che farebbe qualsiasi dipendente modello. Alcuni segnali di appropriazione indebita sono libri imprecisi o sospetti, conti non correttamente bilanciati e perdite o scarti eccessivi. Un malversatore può essere spesso riconosciuto dal suo comportamento irregolare o dai cambiamenti nello stile di vita, poiché molte persone hanno difficoltà a gestire il senso di colpa di aver rubato a un datore di lavoro.
L’appropriazione indebita non comporta necessariamente il furto diretto di denaro contante, anche se a volte lo fa. Forme comuni di furto da parte dei dipendenti includono l’appropriazione indebita di forniture aziendali o per ufficio, o la marcatura inappropriata di buone scorte come scarto o ritiro. L’uso inappropriato di una carta di credito aziendale è un’altra forma comune di appropriazione indebita, soprattutto se nessuno tiene traccia degli addebiti. È inoltre possibile utilizzare la doppia fatturazione e altri trucchi contabili. L’appropriazione indebita è limitata solo dalla creatività del ladro e vengono sempre escogitati nuovi modi per derubare un datore di lavoro.
Può richiedere un occhio attento e la capacità di allontanarti emotivamente dalla situazione per determinare che qualcuno di cui ti fidi sta rubando dalla tua attività. I malversatori sono spesso molto fidati nell’azienda o nell’organizzazione, il che dà loro accesso al denaro e allo stesso tempo li allontana dai sospetti. Tuttavia, molti malversatori sono ladri per la prima volta, quindi spesso commettono errori o si comportano in modo irregolare. Se un dipendente insiste improvvisamente per portare a casa il lavoro o ha apportato bruschi cambiamenti allo stile di vita, potrebbe esserci qualcosa che non va. Molti malversatori spendono i soldi invece di salvarli, quindi acquisti improvvisi e inspiegabili possono indicare che si sta verificando un’appropriazione indebita.
La maggior parte delle aziende accetta una certa quantità di differenze inventariali, anche se livelli eccessivi o cambiamenti improvvisi spesso indicano che un dipendente potrebbe rubare. Se si verifica un improvviso aumento delle differenze inventariali o una carenza inspiegabile di scorte, potresti voler eseguire controlli a campione o chiedere a qualcun altro di ricontrollare il lavoro dei dipendenti che potrebbero essere responsabili. Ciò può valere anche per libri contabili non correttamente bilanciati, rendiconti finanziari mal organizzati o pagamenti che sembrano duplicati. Accusare qualcuno di appropriazione indebita senza prove può essere disastroso, quindi segni come questi dovrebbero in genere essere esaminati con cura.
Ci sono anche una varietà di modi per fermare o prevenire l’appropriazione indebita, indipendentemente dal fatto che sospetti o meno che stia avvenendo. Mescolare turni di servizio o progetti può dissuadere un ladro dall’agire, poiché saprà che qualcuno potrebbe venire a conoscenza del suo piano. Gli audit a sorpresa possono anche essere efficaci sia per scoprire il furto che per prevenire future appropriazioni indebite. Se un potenziale ladro sa che il suo lavoro potrebbe essere verificato in qualsiasi momento, potrebbe non portare a termine i suoi piani di appropriazione indebita.