I verbali sono appunti presi come un modo per tenere un registro di una riunione di affari o di gruppo. Di solito sono registrati da una persona designata, anche se questo può cambiare da una riunione all’altra. I verbali delle riunioni dovrebbero includere informazioni su dove e quando si è tenuta una riunione, chi ha partecipato, cosa è stato discusso durante la riunione ed eventuali accordi e decisioni prese.
A parte il contenuto aziendale, il formato dei verbali di solito non cambia da riunione a riunione. Il verbale deve iniziare con il luogo in cui si tiene la riunione e la data della riunione. Deve essere registrata anche l’ora della riunione, insieme al nome dell’impresa o dell’associazione. Le persone che partecipano alla riunione devono essere registrate, così come quelle che sono assenti. Il verbale della riunione è di norma distribuito ai delegati sia assenti che presenti.
Il punto successivo sarà l’approvazione del verbale dell’ultima riunione. Dovrebbe inoltre essere prevista una sezione specifica per tutte le questioni che emergono in merito al verbale dell’ultima riunione. Di solito, i membri che erano assenti all’ultima riunione avranno alcuni punti da sollevare.
I prossimi verbali saranno i punti all’ordine del giorno. Questi terranno conto dei punti principali che saranno discussi durante la riunione. Anche le decisioni e gli accordi presi verranno registrati a questo punto.
La persona che redige il verbale non dovrebbe cercare di annotare ogni punto o discussione fatta durante la riunione. Queste note non sono una copia esatta di ogni parola detta e solo le decisioni e gli accordi importanti devono essere registrati. Il verbale deve anche riportare il nome di ogni persona che fa una mozione o un punto di affari.
I verbali delle riunioni dovrebbero includere quali partecipanti erano favorevoli o contrari a determinate decisioni e accordi. In caso di votazione su una determinata questione, il verbale deve registrare chi ha votato a favore o contro, nonché i nomi degli astenuti e il modo in cui è stata effettuata la votazione.
Uno dei punti finali dovrebbe essere qualsiasi altra mozione aziendale. Ciò offre alle persone la possibilità di esprimere le proprie opinioni o di esprimere punti agli altri delegati. Alla fine, vanno registrati la data, il luogo e l’ora della riunione successiva e il nome della persona che redige il verbale.
I verbali delle riunioni devono essere trascritti il prima possibile dopo la riunione per mantenere i punti freschi nella mente della persona che ha preso gli appunti. Una copia del verbale deve essere distribuita a tutti i membri del gruppo, sia quelli presenti che quelli assenti, prima della riunione successiva. Questo darà ai membri il tempo sufficiente per prepararsi.