Rientrando in una più ampia categorizzazione di agenti di acquisto, un amministratore di subappalto sovrintende e gestisce i contratti di un’organizzazione e i relativi subappalti. Con le piccole organizzazioni ciò può includere tutti i contratti, mentre nelle organizzazioni più grandi ciò può comportare un portafoglio di contratti assegnati. Le responsabilità primarie includeranno la revisione in corso dell’andamento contrattuale, oltre alla gestione degli aspetti finanziari e tecnici dei contratti. Altre responsabilità implicheranno la negoziazione con i subappaltatori e i clienti finali per la risoluzione del contratto, nonché la preparazione di eventuali ordini di modifica dei contratti iniziali o l’elaborazione di modifiche. Applicando una solida conoscenza degli appalti e delle procedure legali, politiche e normative, l’amministratore del subappalto mira a mantenere la qualità e migliorare la redditività di tali contratti.
I doveri svolti con regolarità si concentreranno sull’istituzione e sull’attuazione delle revisioni dei contratti su una base coerente per valutare l’avanzamento dei contratti. Durante questo processo, l’amministratore di un subappalto risolve spesso conflitti, media le controversie, trova soluzioni ai problemi e prende decisioni in merito all’avanzamento contrattuale o alla sua mancanza. Fondamentale nel processo di revisione è garantire che i subappaltatori eseguano efficacemente i termini e le specifiche originali del contratto, come negoziato con il cliente finale. Al completamento delle revisioni, l’amministratore del subappalto preparerà relazioni scritte che descrivono dettagliatamente lo stato di avanzamento dell’esecuzione del contratto e una breve gestione esecutiva in merito a tali revisioni e alle azioni associate intraprese.
Oltre all’adempimento delle funzioni sopra menzionate, l’amministratore del subappalto negozierà anche le transazioni finali del contratto, nonché i prezzi associati su tutte le risorse e le forniture necessarie per adempiere al contratto. Inoltre, dovrà anche negoziare i termini del contratto originale e stabilire politiche e procedure di lavoro. Parte di questo processo includerà la revisione, l’analisi e la valutazione delle proposte dei subappaltatori. Assistendo al mantenimento sia dei contratti sia dei subappalti, supervisionerà anche la produzione e la diffusione delle informazioni per garantire la comprensione reciproca di tutti i termini e le condizioni del contratto.
Per adempiere efficacemente a tali compiti sarà spesso necessario analizzare i dati di mercato e i dati finanziari correlati, nonché esaminare attentamente altre fonti di informazioni per garantire prezzi, condizioni contrattuali e livelli di servizio ottimali. Gli amministratori di conto lavoro prepareranno e manterranno anche database per tenere traccia dei dati importanti relativi all’adempimento del contratto. Il monitoraggio di tali dati può includere prezzi di fornitura, prestazioni dei prodotti, prestazioni dei subappaltatori, inventari disponibili e tutte le spese associate all’adempimento del contratto. Considerando l’alto livello di responsabilità e attenzione ai dettagli, il lavoro richiede solitamente candidati con una laurea e diversi anni di esperienza relativa, oltre a completare con successo un apprendistato prima di lavorare in modo indipendente.