Un assistente di back office svolge le attività necessarie per l’amministrazione di un’azienda, in genere sotto la supervisione di un manager di back office o, in piccoli uffici, direttamente sotto il professionista o i professionisti che offrono servizi. Il lavoro di questo assistente dipende in gran parte dal tipo di attività per cui lavora. In molti back office, un assistente può essere responsabile del completamento delle attività di amministrazione e contabilità di base o addirittura avanzate dell’ufficio. Negli studi medici o dentistici, gli assistenti possono eseguire lavori di laboratorio di base, preparare campioni per test o codificare cartelle cliniche per la fatturazione assicurativa.
In molte aziende, alcuni lavoratori possono avere la responsabilità di lavorare con clienti e clienti, nonché con il pubblico in generale. Si dice spesso che questo personale lavori nel front office. I membri del personale che si concentrano sull’esecuzione di servizi di supporto e amministrativi che mantengono il business in attività ma che hanno pochi rapporti con clienti e clienti sono considerati personale di back office. Il numero di dipendenti e la varietà e la complessità dei loro compiti è diverso in ogni back office. Se in un determinato ufficio è presente più di un dipendente, in genere almeno una persona funge da manager che sovrintende al lavoro degli altri. Se il back office è composto da più reparti diversi, ognuno dei quali lavora con un manager diverso, un assistente di back office può svolgere una gamma relativamente ristretta di compiti all’interno di quel reparto.
In situazioni in cui un back office svolge funzioni amministrative, IT e contabili, ciascun assistente di back office può concentrarsi sull’assistenza del dipartimento nell’esecuzione di queste attività necessarie. Ad esempio, potrebbe essere responsabile del mantenimento dei fogli di calcolo su tutte o alcune delle finanze delle imprese. L’assistente avrebbe quindi riferito al proprio manager, che potrebbe essere un contabile, un controllore o un capo contabile. Coloro che svolgono altri tipi di attività d’ufficio più generali possono riferire a un responsabile dell’ufficio.
Le qualifiche per essere un assistente di back office variano a seconda delle attività svolte e della natura dell’ufficio. In molti casi, ci si aspetta che un assistente di back office che lavora nell’amministrazione dell’ufficio abbia almeno un diploma di scuola superiore e un’esperienza di lavoro con vari tipi di software standard per ufficio. Coloro che svolgono compiti più specializzati, come la contabilità, potrebbero aver bisogno di un qualche tipo di certificazione o formazione nella gestione dei fogli di calcolo. Gli impiegati degli uffici medici in genere devono possedere competenze e formazione ancora più specializzate in settori come il lavoro di laboratorio o la fatturazione medica.