Un consulente di viaggio aziendale lavora come agente di viaggio dedicato per le grandi aziende. Lui o lei deve cercare e prendere accordi di viaggio per singoli dipendenti o eventi di grandi gruppi, come convenzioni aziendali. Questi consulenti offrono anche consulenza culturale ai dipendenti che viaggeranno a livello internazionale, per aiutarli a comunicare efficacemente con gli stranieri.
Molte grandi aziende hanno più filiali situate in tutto il mondo; un consulente di viaggi aziendali contatta gli hotel locali vicino alle filiali e discute le tariffe aziendali. In effetti, il consulente può stipulare un contratto tra l’azienda e l’hotel per garantire che le prenotazioni future siano garantite secondo una tariffa concordata. Inoltre, può discutere delle tariffe di gruppo se l’hotel verrà utilizzato da più dipendenti dell’azienda contemporaneamente, ad esempio per una riunione aziendale annuale.
Prima di consigliare un hotel per un contratto commerciale, il consulente di viaggio aziendale in genere visiterà l’hotel per una valutazione. Le sale conferenze e le camere d’albergo sono comunemente ispezionate per garantire comfort e qualità complessivi, al fine di garantire che corrispondano perfettamente alla società. Il consulente può incontrare la direzione dell’hotel per discutere di eventuali esigenze particolari che la società può avere, come riservare un intero piano di stanze per una grande riunione aziendale.
Il trasporto da e per l’hotel, così come durante il viaggio, è normalmente organizzato dal consulente di viaggio aziendale. Ogni città offre diversi tipi di trasporto; il consulente deve ricercare e scegliere la forma di viaggio più affidabile, sicura ed economica. Molte volte, il consulente di viaggi aziendali lavorerà con una specifica compagnia di autonoleggio e creerà un contratto. Questo contratto fornirà una tariffa scontata ai dipendenti in viaggio con la particolare attività.
Viaggiare comporta alcuni rischi, come la mancanza di un volo di coincidenza a causa di ritardi aeroportuali. Il consulente di viaggio aziendale interverrà per conto del dipendente viaggiante e pianificherà piani di viaggio alternativi; di conseguenza, il dipendente verrà reindirizzato professionalmente a un altro mezzo di trasporto in modo da non annullare le riunioni importanti.
Nel caso di viaggi internazionali, il consulente deve avere una buona conoscenza di dogane locali specifiche e documenti di viaggio legalmente richiesti. I consulenti devono essere a conoscenza di tutte le leggi sul passaporto e sui visti in modo che tutti i dipendenti in viaggio abbiano un viaggio semplificato tra i paesi. Alcune regioni possono avere costumi di cui la maggior parte dei viaggiatori non è a conoscenza; il consulente dovrebbe spiegare eventuali termini offensivi o gesti delle mani ai dipendenti in viaggio in modo che non vengano fraintesi in una regione straniera. Ad esempio, il gesto della mano “pollice in alto” può essere visto come offensivo in alcuni paesi.