Un consulente di viaggio aziendale lavora come agente di viaggio dedicato per le grandi aziende. Lui o lei deve cercare e prendere accordi di viaggio per singoli dipendenti o eventi di grandi gruppi, come convenzioni aziendali. Questi consulenti offrono anche consulenza culturale ai dipendenti che viaggeranno a livello internazionale, per aiutarli a comunicare efficacemente con gli stranieri.
Molte grandi aziende hanno pi? filiali situate in tutto il mondo; un consulente di viaggi aziendali contatta gli hotel locali vicino alle filiali e discute le tariffe aziendali. In effetti, il consulente pu? stipulare un contratto tra l’azienda e l’hotel per garantire che le prenotazioni future siano garantite secondo una tariffa concordata. Inoltre, pu? discutere delle tariffe di gruppo se l’hotel verr? utilizzato da pi? dipendenti dell’azienda contemporaneamente, ad esempio per una riunione aziendale annuale.
Prima di consigliare un hotel per un contratto commerciale, il consulente di viaggio aziendale in genere visiter? l’hotel per una valutazione. Le sale conferenze e le camere d’albergo sono comunemente ispezionate per garantire comfort e qualit? complessivi, al fine di garantire che corrispondano perfettamente alla societ?. Il consulente pu? incontrare la direzione dell’hotel per discutere di eventuali esigenze particolari che la societ? pu? avere, come riservare un intero piano di stanze per una grande riunione aziendale.
Il trasporto da e per l’hotel, cos? come durante il viaggio, ? normalmente organizzato dal consulente di viaggio aziendale. Ogni citt? offre diversi tipi di trasporto; il consulente deve ricercare e scegliere la forma di viaggio pi? affidabile, sicura ed economica. Molte volte, il consulente di viaggi aziendali lavorer? con una specifica compagnia di autonoleggio e creer? un contratto. Questo contratto fornir? una tariffa scontata ai dipendenti in viaggio con la particolare attivit?.
Viaggiare comporta alcuni rischi, come la mancanza di un volo di coincidenza a causa di ritardi aeroportuali. Il consulente di viaggio aziendale interverr? per conto del dipendente viaggiante e pianificher? piani di viaggio alternativi; di conseguenza, il dipendente verr? reindirizzato professionalmente a un altro mezzo di trasporto in modo da non annullare le riunioni importanti.
Nel caso di viaggi internazionali, il consulente deve avere una buona conoscenza di dogane locali specifiche e documenti di viaggio legalmente richiesti. I consulenti devono essere a conoscenza di tutte le leggi sul passaporto e sui visti in modo che tutti i dipendenti in viaggio abbiano un viaggio semplificato tra i paesi. Alcune regioni possono avere costumi di cui la maggior parte dei viaggiatori non ? a conoscenza; il consulente dovrebbe spiegare eventuali termini offensivi o gesti delle mani ai dipendenti in viaggio in modo che non vengano fraintesi in una regione straniera. Ad esempio, il gesto della mano “pollice in alto” pu? essere visto come offensivo in alcuni paesi.