Un coordinatore di documenti è un professionista che aiuta nella corretta catalogazione e archiviazione di vari tipi di documenti relativi alle imprese. Tali documenti possono comprendere fatture, corrispondenza del cliente, note interne e documenti proprietari e persino ricevute relative a crediti o debiti. Oltre all’organizzazione dei documenti per l’archiviazione e il facile recupero, un coordinatore dei documenti può anche lavorare a stretto contatto con gli altri membri dell’azienda per facilitare l’assemblaggio di nuovi documenti, come le proposte che vengono preparate per essere prese in considerazione dai potenziali clienti.
Le responsabilità generali richiedono un’approfondita conoscenza e comprensione dei sistemi di archiviazione utilizzati nei luoghi di lavoro. Ciò include sia le metodologie utilizzate per organizzare e archiviare copie cartacee di documenti chiave, sia anche come organizzare i documenti elettronici in una sorta di repository virtuale, come nei file protetti ospitati su un server. A tal fine, il coordinatore deve avere la capacità di organizzare logicamente i dati in modo che tutti i documenti possano essere recuperati quando e quando necessario.
Altre attività associate al lavoro di un coordinatore di documenti possono comportare la codifica e riferimenti incrociati di documenti, nonché la loro archiviazione in sequenze specifiche e disposizioni logiche. In alcuni casi, il coordinatore sarà anche responsabile della gestione delle domande sui dati che si trovano all’interno dei documenti e della possibilità di recuperare il documento o l’insieme di documenti corretti su richiesta. Mantenere un inventario principale di quali documenti sono contenuti all’interno di tale inventario e dove possono essere trovati, è anche un’attività comunemente assegnata a un coordinatore di documenti.
Poiché un coordinatore di documenti può entrare in contatto con documenti elettronici e cartacei che contengono informazioni proprietarie o riservate, il nulla osta di sicurezza per questo tipo di lavoro è spesso piuttosto elevato. Questo porta la funzione del coordinatore in qualche modo oltre il regno di un impiegato di file, che può essere incaricato di archiviare documenti che non sono considerati di natura riservata. Non è insolito che individui come gli amministratori esecutivi fungano da coordinatori, creando e mantenendo sistemi di archiviazione in particolare per i dirigenti con cui lavorano a stretto contatto.
La formazione per il lavoro come coordinatore di documenti varia a seconda della portata delle responsabilità che il datore di lavoro sceglie di associare alla posizione. In alcuni casi, sono sufficienti le competenze di base dell’ufficio, come una conoscenza pratica dell’uso dei computer, come archiviare documenti utilizzando un sistema di archiviazione standard e la capacità di assimilare e seguire efficacemente una strategia di archiviazione esistente. Un’attitudine per l’organizzazione e il pensiero logico è anche molto utile nel perseguire questo tipo di lavoro.