Un coordinatore del controllo dei documenti è responsabile di qualsiasi tipo di documentazione che una società potrebbe utilizzare per condurre operazioni commerciali. Questo di solito include immagini e diagrammi, documenti informatici e documenti scritti. Questo coordinatore può istituire un sistema di documentazione e di solito sarà responsabile della sua gestione e controllo. Potrebbe anche essere responsabile della creazione di procedure per l’utilizzo del sistema e probabilmente aiuterà gli altri a utilizzare le procedure in modo efficace. Il coordinatore del controllo dei documenti è di vitale importanza per il successo dei reparti produttivi, in quanto è responsabile di aiutare a tenere traccia delle modifiche e dei miglioramenti dei progetti.
I tipi di documenti che un coordinatore dovrà tenere traccia e archiviare varieranno da un settore all’altro. A seconda del tipo di attività in cui lavora, un coordinatore del controllo dei documenti svilupperà e implementerà un sistema per archiviare e recuperare tutta la documentazione necessaria. Può raccogliere e tracciare file cartacei, opere d’arte e progetti. Potrebbe anche essere responsabile del controllo della fatturazione e di altri documenti relativi a un progetto specifico all’interno dell’azienda. Il sistema potrebbe essere a livello aziendale, nel qual caso il coordinatore avrà diversi dipartimenti coinvolti a seconda del tipo di documentazione.
In qualsiasi progetto commerciale che prevede la tenuta di registri, diversi dipartimenti e dipendenti saranno coinvolti nella creazione e distribuzione di informazioni. Il coordinatore del controllo dei documenti gestirà tutti gli sforzi per raccogliere e controllare questa massa di informazioni e qualsiasi documento di accompagnamento o file di computer. Ciò renderà la comunicazione efficace con altri dipartimenti e organizzazioni esterne un ruolo vitale per chiunque in questa occupazione.
I documenti che il coordinatore deve supervisionare potrebbero provenire da dipartimenti interni dell’azienda o da appaltatori e clienti esterni. Deve spesso verificare le informazioni con diversi supervisori diversi per garantire che la documentazione sia accurata e può essere responsabile della preparazione e della distribuzione di copie dei documenti all’interno e all’esterno dei dipartimenti. Il coordinatore del controllo dei documenti avrà il compito di tenere traccia delle modifiche nella modellistica e nella costruzione dei prodotti e di archiviare e recuperare i documenti per la valutazione e la revisione. Inoltre, può essere responsabile della presentazione delle informazioni di controllo dei documenti alla direzione e ai clienti.
La giornata tipica di un coordinatore del controllo dei documenti sarà probabilmente spesa per organizzare, catalogare e rintracciare documenti cartacei ed elettronici. Trascorrerà il tempo coordinandosi con gli altri all’interno della propria azienda, nonché con quelli di organizzazioni esterne. Può trascorrere parte della sua giornata supervisionando e addestrando gli altri sulle politiche e procedure di controllo dei documenti.