Uno dei compiti più comuni di un custode dei dati è quello di assicurarsi che tutti i dati appartenenti a un’organizzazione siano definiti e organizzati in modo logico. I professionisti in questo campo sono spesso responsabili della concessione dell’accesso ai dati sensibili e dell’autorizzazione delle richieste di accesso ai dati. In alcuni casi, un custode dei dati potrebbe essere responsabile della valutazione dell’accuratezza e della pertinenza dei dati memorizzati. Quando i dirigenti di un piano organizzativo cambiano sistematicamente, i custodi dei dati vengono spesso consultati e si prevede che parteciperanno all’implementazione di nuovi sistemi IT. Questi professionisti potrebbero anche essere responsabili della comunicazione con gli altri membri di un’organizzazione in merito a tutti i problemi di accesso ai dati e di fornire compiti di base per la risoluzione dei problemi.
Un custode dei dati è un professionista IT responsabile delle decisioni in merito alla modalità di archiviazione, organizzazione e accesso ai dati digitali di un’organizzazione. Nella maggior parte dei casi, questo professionista è un ramo, un dipartimento o un capo squadra. I custodi dei dati nelle organizzazioni più grandi potrebbero richiedere l’assistenza di stewarda dei dati, ai quali un custode dei dati potrebbe delegare compiti e concedere privilegi quando non è in grado di svolgere tali compiti da solo.
Una funzione principale di un custode dei dati è determinare la sensibilità dei dati. Ad esempio, in un contesto accademico, questo professionista potrebbe definire tutti i record riguardanti le informazioni personali degli studenti come estremamente sensibili. Le persone che desiderano accedere a queste informazioni potrebbero aver bisogno di contattare un custode per accedere a tali informazioni. I dati relativi ai requisiti del corso, d’altra parte, potrebbero essere definiti come pubblici poiché non sono sensibili e potrebbero andare a beneficio delle parti che non hanno accesso privilegiato.
In contesti aziendali, i custodi dei dati sono normalmente tenuti a comprendere in che modo i dati si collegano alle operazioni di un’organizzazione. Spesso ci si aspetta che sviluppino e rivedano linee guida che dettano come i dati dovrebbero essere acquisiti e dove dovrebbero essere archiviati. Quando i professionisti hanno domande sul perché i dati siano importanti o pertinenti o perché siano definiti in un certo modo, un custode dei dati potrebbe essere responsabile di fornire risposte.
È anche comune per i custodi dei dati lavorare a stretto contatto con i dirigenti per implementare grandi cambiamenti operativi. Ad esempio, quando un’organizzazione sta subendo grandi cambiamenti che dovrebbero migliorare l’efficienza, un custode dei dati potrebbe essere responsabile della supervisione dell’implementazione di nuovi sistemi IT. In molti casi, i custodi dei dati si incontrano con altri leader IT, come i custodi delle applicazioni, per progettare una nuova architettura IT e creare guide di formazione per i dipendenti.