Un gestore di eventi in genere è coinvolto nella pianificazione e nella supervisione di eventi come feste, ricevimenti e convegni. A seconda della situazione lavorativa del gestore dell’evento, può lavorare per conto di un fornitore, come un hotel o un’altra sede in cui si svolgono spesso eventi, oppure può lavorare indipendentemente da un fornitore specifico. La quantità di responsabilità assunta dai gestori di eventi varia, ma in molti casi si assumono la responsabilità primaria della logistica dell’evento e del coordinamento di tutti i fornitori che contribuiranno all’evento.
Mentre molte persone sono in grado di pianificare piccole feste e incontri sociali nelle proprie case, coordinare eventi più grandi, in particolare quando sono coinvolti diversi fornitori di beni e servizi di terze parti, può essere una sfida significativa. Un buon gestore di eventi è in grado di lavorare con un host o una hostess per comprendere la propria visione dell’evento, valutare il budget e le risorse già disponibili, quindi selezionare i fornitori appropriati per l’evento. Il giorno dell’evento, un responsabile dell’evento è in genere responsabile di assicurarsi che i beni e i servizi vengano consegnati come promesso e che l’evento si svolga senza intoppi.
Se un gestore di eventi lavora per una sala per banchetti, un hotel o un’altra sede, il suo ruolo potrebbe essere leggermente diverso da quello di un gestore di eventi indipendente. Molte sedi di eventi hanno rigide politiche relative all’uso di venditori esterni, quindi un organizzatore di eventi in una tale sede fungerebbe principalmente da collegamento tra l’individuo o l’organizzazione che desidera ospitare un evento e i fornitori approvati o interni della proprietà. Il pianificatore di eventi potrebbe consigliare il proprio cliente in merito ai servizi adeguati necessari per l’evento, come catering, fiori o persino una pista da ballo e DJ. Garantirebbe anche che lo spazio della sede sia adeguatamente allestito per l’evento e che i ristoratori e gli altri venditori e il personale di supporto svolgano le loro funzioni come richiesto.
I gestori di eventi indipendenti, d’altra parte, possono essere accusati di ulteriori responsabilità. Il gestore dell’evento può essere responsabile della localizzazione di una sede e quindi della negoziazione del costo del noleggio dello spazio e dei suoi servizi. Se la sede consente venditori di terze parti, come ristoratori e fioristi, il pianificatore di eventi può anche essere responsabile per l’ordinazione di cibo e arredamento per la sala eventi. Come altri tipi di gestori di eventi, tuttavia, sarà anche responsabile del coordinamento in loco il giorno dell’evento.