Un organizzatore di riunioni gestisce tutti i dettagli prima e durante le riunioni o le convention di lavoro. I pianificatori di riunioni decidono le posizioni per le riunioni ed effettuano tutte le prenotazioni. Prenotano non solo lo spazio della riunione, ma organizzano anche relatori e ristoratori. I pianificatori devono assicurarsi che tutte le apparecchiature audiovisive e informatiche necessarie siano sul luogo della riunione in tempo e funzionino correttamente. Un organizzatore di riunioni partecipa alla riunione per salutare i partecipanti e gestire eventuali problemi, nonché per distribuire e raccogliere schede di commento dei partecipanti.
Seguire i risultati delle riunioni è una parte importante dell’essere un organizzatore di riunioni e molti pianificatori distribuiscono schede di commento ai partecipanti. I bravi pianificatori cercano sempre di migliorare le proprie capacità. I commenti dei partecipanti alla riunione possono aiutare il pianificatore a trovare eventuali problemi che lui o lei non ha notato in modo che si spera che gli stessi errori non vengano ripetuti nelle riunioni future.
Lo scopo della riunione deve essere tenuto presente da un pianificatore mentre prende tutte le disposizioni per l’evento. Ad esempio, se si tenesse una riunione aziendale allo scopo principale di presentare un nuovo prodotto aziendale ai senior manager, il pianificatore cercherebbe di trovare relatori che fossero i più informati sull’elemento. A seconda del prodotto, può anche organizzare la distribuzione dei prodotti da parte di un assistente al momento opportuno durante la riunione. Durante l’evento, un meeting planner può presentare relatori su una piattaforma o palcoscenico.
I pianificatori di riunioni devono prendere tutte le disposizioni per gli eventi all’interno del budget assegnato a loro. Per evitare la cancellazione o altre tasse, un organizzatore di riunioni deve essere abile nel consentire la quantità adeguata di tempo per prenotare spazi e servizi. Deve anche comprendere i contratti e come scegliere la migliore proposta tra le proposte presentate da diverse aziende. I meeting planner di solito devono avere almeno un diploma di laurea.
La registrazione dei partecipanti è gestita con cura da un organizzatore di riunioni. I pianificatori delle riunioni devono essere sicuri di informare i partecipanti sugli orari delle riunioni e di organizzare l’alloggio e il trasporto per i dipendenti che partecipano alle riunioni fuori città. I pianificatori devono inoltre assicurarsi che gli articoli informativi come gli opuscoli delle fiere siano stampati e consegnati correttamente in tempo.
Viaggiare è una grande parte delle carriere di molti meeting planner. La maggior parte dei pianificatori rimarrà in graziosi hotel, poiché seminari aziendali tendono a tenersi in un ambiente attraente. Tuttavia, i pianificatori devono essere sicuri di monitorare i dettagli di configurazione nonché i loro eventi pianificati durante la riunione e di solito è necessario iniziare i lavori la mattina presto. Un organizzatore di riunioni deve sempre ricordare anche la cosa più piccola, ad esempio assicurarsi che i tag siano arrivati ??in tempo e siano accurati.