I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta degli argomenti principali trattati e delle decisioni prese durante una riunione. In una riunione formale del Consiglio di amministrazione, il Segretario del Consiglio è generalmente responsabile della registrazione dei verbali della riunione, che sono quindi considerati importanti documenti legali. Molte riunioni iniziano con una revisione dei verbali dell’ultima riunione, che è in cima all’agenda della riunione. Se i partecipanti alla riunione concordano sul fatto che quei minuti riflettono accuratamente ciò che è emerso durante l’ultima riunione, vengono ufficialmente approvati nella riunione corrente.
Una persona responsabile della registrazione dei verbali della riunione annota spesso i punti salienti man mano che si verificano durante la riunione, ad esempio quali argomenti importanti sono stati discussi, quali importanti dichiarazioni e domande sono state sollevate e da chi, e quali elementi o compiti di azione sono sorti dalla riunione e a cui sono stati assegnati. Queste note, scritte in forma abbreviata, vengono quindi scritte in un documento formale, a volte da una persona diversa dal notatore, e il documento viene conservato come una registrazione dei progressi della riunione. La persona designata prendendo minuti a volte registra anche la riunione su un registratore al posto o in aggiunta a prendere appunti a mano. Il nastro può quindi essere collegato a un dittafono al fine di trascrivere la registrazione in un documento verbale formale.
Un documento di verbale della riunione formale inizia in genere indicando il nome dell’azienda o dell’organizzazione; il luogo, l’ora e la data della riunione; e un elenco delle persone presenti alla riunione (partecipanti). Successivamente, il verbale deve indicare in forma di paragrafo o punto elenco quali argomenti sono stati trattati durante la riunione, scritti nell’ordine in cui sono stati discussi. Quando un individuo sottolinea un punto importante, il nome di quell’oratore dovrebbe essere attribuito al punto così come è registrato nei verbali. Parafrasando il punto dell’oratore è generalmente accettabile in pochi minuti al posto di citazioni testuali.
Poiché non tutto ciò che è stato detto durante una riunione può o dovrebbe essere incluso nel verbale, una buona regola empirica è garantire che tutte le decisioni ufficiali prese e le risoluzioni approvate dall’organizzazione siano mantenute con la massima priorità. Eventuali relazioni o dichiarazioni finanziarie presentate durante la riunione, o questioni legali discusse, dovrebbero essere incluse nel verbale della riunione.