Un rappresentante della registrazione in genere si riferisce a una persona che lavora in un ospedale o in un altro grande fornitore di assistenza sanitaria, assistendo e registrando i pazienti al loro primo ingresso. In alcuni casi, tuttavia, questo titolo professionale può essere utilizzato in altri ambienti; di tutto, da una persona che assiste gli studenti a iscriversi ai corsi in un college o università, a un individuo su una nave da crociera che accede agli ospiti nelle loro stanze all’arrivo. Queste descrizioni delle mansioni per un rappresentante della registrazione sono tuttavia molto meno comuni. Il più delle volte, questa persona saluterà le persone in ospedale, sia che siano lì per i test programmati o che arrivino per un’emergenza.
Gli ospedali più grandi hanno due dipartimenti di registrazione. Uno sarà probabilmente situato in un’area ambulatoriale, dove arriveranno i pazienti che verranno in ospedale per test programmati e procedure per il check-in. Il secondo dipartimento di registrazione sarà situato nell’area del pronto soccorso. Ognuno di questi dipartimenti avrà probabilmente un rappresentante di registrazione in servizio in ogni momento; la maggior parte degli ospedali avrà un certo numero di rappresentanti che lavorano contemporaneamente, quindi i pazienti non devono aspettare. I dipendenti che lavorano nel reparto ambulatoriale possono avere un programma più regolare, poiché è improbabile che sia aperto di notte.
Su base giornaliera, il rappresentante della registrazione accoglierà i pazienti quando entrano in ospedale o in una struttura sanitaria. Raccoglierà informazioni di base da pazienti come nome, indirizzo e informazioni di contatto di emergenza. Il rappresentante inserirà anche le informazioni sull’assicurazione nel computer e determinerà il motivo della visita del paziente. Una volta raccolte tutte queste informazioni, il rappresentante della registrazione indirizzerà il paziente nella posizione corretta per ricevere il trattamento o andare al suo appuntamento. Per questo motivo, è necessario che il rappresentante abbia una conoscenza approfondita della struttura e dei diversi dipartimenti.
Un rappresentante della registrazione potrebbe anche essere responsabile della risposta ai telefoni per rispondere alle domande dei pazienti, nonché della gestione di un sistema di archiviazione, sia esso su supporto cartaceo o digitale. È molto importante che chiunque in questa posizione sia orientato ai dettagli e responsabile, nonché discreto con le informazioni sensibili del paziente. Per coloro che lavorano in un pronto soccorso, è importante avere la capacità di mantenere la calma e il controllo in situazioni stressanti o sconvolgenti. Si tratta in genere di una posizione entry-level nella maggior parte delle strutture sanitarie, ma spesso ci sono opportunità di promozione in diverse aree amministrative.