I responsabili della documentazione sono spesso responsabili di team di specialisti mentre creano documentazione tecnica. I dirigenti possono essere responsabili dei budget del dipartimento e della qualità del lavoro prodotto. Una comprensione della tecnologia, eccellenti capacità comunicative e la capacità di lavorare con gli altri sono utili per qualcuno interessato a una carriera nella gestione della documentazione.
Questi manager guidano spesso team di scrittori tecnici e altri comunicatori tecnici. Un responsabile della documentazione può avere la responsabilità di assumere, licenziare e valutare le prestazioni dei membri del team. Inoltre, il manager può assegnare lavoro al suo team di specialisti della documentazione e sviluppare piani di formazione per aiutarli a migliorare le proprie competenze.
Altre attività che possono essere affidate al responsabile della documentazione includono lo sviluppo di un budget e la sua gestione. Ciò può comportare il bilanciamento del tempo impiegato dai membri del team a lavorare su un progetto con il livello di qualità necessario. Il manager può aiutare a sviluppare processi, procedure e standard di qualità per il suo team. In alcune organizzazioni, il responsabile della documentazione può anche fornire assistenza nella creazione di comunicazioni tecniche, quali manuali di formazione stampati, guida in linea e specifiche tecniche.
Questo campo si basa spesso sulla tecnologia. Potrebbe essere necessario che il responsabile della documentazione passi del tempo a conoscere le tendenze che influenzano il settore della sua organizzazione e gli strumenti e le procedure del suo team. Non tutte le tendenze, tuttavia, saranno tecniche. Ad esempio, un aumento della popolazione immigrata di una zona può significare che la documentazione dovrebbe essere resa disponibile in più lingue, anziché in una sola.
Qualsiasi organizzazione che produce documentazione tecnica che deve essere creata, distribuita e tracciata può impiegare gestori della documentazione. Alcuni esempi di questi tipi di organizzazioni includono lo sviluppo di software e società di servizi. Altre organizzazioni che possono assumere questo tipo di manager sono produttori di prodotti industriali, chimici o tecnici.
Una laurea di quattro anni in un campo correlato come la comunicazione o la scrittura tecnica può essere utile per qualcuno interessato a diventare un responsabile della documentazione. Le abilità di scrittura sono di solito essenziali e possono essere utili le abilità di base di progettazione grafica. Il potenziale manager può iniziare la sua carriera come scrittore tecnico o comunicatore. Man mano che acquisisce competenze ed esperienza, potrebbe desiderare di candidarsi per posizioni dirigenziali.
Alcuni tratti utili per la ricerca di lavori come responsabile della documentazione includono l’attenzione ai dettagli e eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale. Il manager dovrebbe essere in grado di afferrare rapidamente i concetti tecnici e tradurli in un modo che il pubblico non tecnico possa comprendere. Dovrebbe essere in grado di lavorare in modo efficace con il suo team e altri dipendenti. Il gestore potrebbe dover negoziare con i suoi colleghi in merito all’assistenza dei loro subordinati alla stesura di progetti come esperti in materia (PMI).