Uno specialista della documentazione è un professionista il cui compito principale è creare o gestire documenti o entrambi. Ciò può includere processi, progetti e procedure di documentazione che utilizzano un numero di supporti. Può anche includere la raccolta di documenti da un numero di parti interessate e il loro consolidamento in un unico file o documento utilizzabile. Lo scopo di tale documentazione può variare dall’interesse storico allo stabilimento di pratiche commerciali ai requisiti governativi.
In molti casi, uno specialista della documentazione è la persona che esegue effettivamente la documentazione. Ciò potrebbe significare la scrittura di manuali di politiche e procedure basati sulle pratiche correnti, oppure potrebbe essere la creazione di un manuale utente che documenta come utilizzare o assemblare un prodotto. Potrebbe anche significare creare una sequenza temporale di azioni e comunicazioni quando un processo è dettato da organismi di regolamentazione o se potrebbe potenzialmente comportare una controversia o una causa. Potrebbe anche significare documentare eventi e ricorrenze per un record storico.
Ad esempio, si consideri un’azienda che deve adottare specifiche misure di sicurezza durante un processo di produzione. Uno specialista della documentazione potrebbe essere responsabile della corretta visualizzazione del processo e quindi della creazione di un documento che spieghi ai lavoratori come replicare il processo passo dopo passo. Questo lavoro aiuta nella formazione e aiuta anche a dimostrare agli enti regolatori che l’azienda sta tentando di seguire la procedura corretta.
In collaborazione con o al posto di scrivere documenti, uno specialista della documentazione può essere responsabile della registrazione di eventi e processi attraverso fotografie o video. Ciò potrebbe includere lo scatto di foto di un’auto che ha subito un incidente allo scopo di documentare i danni per un reclamo o una causa assicurativa. Potrebbe anche includere le riprese di un evento o una procedura speciale in modo che possa essere rappresentato accuratamente senza fare affidamento sulla memoria umana.
Un altro tipo di specialista della documentazione è qualcuno che assembla i documenti richiesti da altri. Ad esempio, se una società ha tentato di riscuotere denaro da un cliente e sta prendendo in considerazione un’azione legale, è possibile che venga richiesto a uno specialista della documentazione di assemblare il contratto di acquisto originale, tutte le fatture applicabili e tutte le e-mail o altre comunicazioni inviate o scambiate con il cliente in questione. Questo tipo di specialista può anche creare documenti indipendenti che forniscono ulteriori dettagli o descrivono come sono stati ottenuti i documenti.
È importante notare che il termine non deve essere confuso con il termine specialista in documenti. Uno specialista della documentazione crea o assembla documenti allo scopo specifico di tracciare informazioni o provare qualcosa. Uno specialista di documenti è qualcuno che lavora con documenti esistenti e può fare riferimento a un gran numero di lavori che vanno dai commessi in un copisteria agli esperti di scrittura a mano che autenticano documenti storici.