La documentazione relativa ai processi aziendali è il processo di creazione di una registrazione scritta dei passaggi associati a uno specifico processo o procedura aziendale. Tale documentazione aiuta a standardizzare le procedure e stabilire le migliori pratiche. I suggerimenti per la creazione di documenti di processo chiari ed efficaci comprendono l’uso di un linguaggio facilmente comprensibile, facendo in modo che più parti esaminino la documentazione e scrivano sia documenti dettagliati sia fogli di calcolo semplificati.
Molte aziende creano documentazione sui processi aziendali a scopo di formazione. Ciò significa che molte persone che possono avere livelli di comprensione molto diversi probabilmente leggeranno i documenti. Al fine di garantire la massima efficacia, i documenti di processo dovrebbero essere facilmente comprensibili da chiunque possa utilizzarli.
Gli esperti raccomandano spesso di scrivere tali documenti usando una lingua equivalente a un livello di lettura di terza media. Gli scrittori dovrebbero anche evitare di usare il gergo tecnico o industriale. Quando si devono utilizzare acronimi o termini di settore, devono prima essere definiti chiaramente. È anche consigliabile includere un elenco di definizioni durante la creazione della documentazione dei processi aziendali.
Mentre la documentazione dei processi aziendali è spesso completata da un esperto nello sviluppo di tali documenti, è importante che altri utenti li rivedano prima che vengano messi in uso. Se la persona che scrive la documentazione non è un esperto del processo che viene documentato, tale esperto dovrebbe eseguire una revisione al fine di garantire che il contenuto sia tecnicamente corretto. I documenti dovrebbero anche essere rivisti da almeno una persona che non ha familiarità con il processo in modo da poter identificare eventuali istruzioni poco chiare o passaggi mancanti.
I documenti dettagliati sono una parte essenziale della documentazione dei processi aziendali. I documenti spiegano tutte le fasi coinvolte in un processo e possono anche fornire informazioni aggiuntive, come requisiti del programma software, restrizioni legali e informazioni di contatto per varie fasi. Sebbene i documenti siano fondamentali per una completa spiegazione del processo, possono essere troppo lunghi o ingombranti per essere utilizzabili su base giornaliera.
Una soluzione a questo problema è quella di creare un cheat sheet che affronti solo i passaggi più critici e serva da promemoria una volta letta l’intera documentazione del processo. Questi foglietti illustrativi dovrebbero fornire un modo semplice per trovare informazioni di base su ogni passaggio. Potrebbe essere saggio fornire la pagina o il numero del capitolo in cui è possibile trovare le informazioni nella documentazione completa in modo che il lettore abbia un riferimento se necessita di ulteriori dettagli. Tali fogli sono spesso presentati come diagrammi di flusso o contorni.