Le mansioni lavorative di una segretaria junior possono variare in base alla società per la quale lavora, nonché al numero di altri dipendenti. Questo è un lavoro di assistente amministrativo entry-level, tuttavia, così tante persone sono in grado di iniziare in questa posizione con pochissima esperienza o istruzione, il che è un grande vantaggio. Nella maggior parte dei casi, un segretario junior riferirà a un segretario in posizione senior e gli verranno assegnati numerosi compiti in ufficio. Ciò può comportare la risposta ai telefoni, il saluto dei clienti appena entrano e l’organizzazione dei file. Alcuni segretari minori sono anche responsabili della pulizia dell’ufficio e della pulizia dei bagni.
In genere, le responsabilità quotidiane di un segretario junior ruotano attorno a garantire che l’ufficio funzioni in modo efficiente e con successo. Rispondere ai telefoni e indirizzare i chiamanti alla persona giusta è spesso una parte importante della giornata. Un segretario junior può anche essere responsabile per la risposta all’e-mail, nonché per la ricezione e l’ordinamento della posta fisica ogni giorno per inviarlo nel posto corretto. L’uso di macchine per ufficio per fare copie, distribuire promemoria o scrivere lettere è un’altra parte importante del lavoro, quindi un individuo in questa posizione dovrebbe avere eccellenti capacità di comunicazione e dattilografia, nonché una comprensione della tecnologia dell’ufficio.
Accogliere i clienti walk-in o assisterli nel rispondere alle domande o compilare le scartoffie, potrebbe anche far parte delle responsabilità lavorative di un segretario junior. È importante essere simpatici e apparire e comportarsi sempre in modo professionale. In alcuni uffici, il segretario potrebbe essere la prima persona che la gente vede quando varca la porta, quindi questo è particolarmente importante. Di conseguenza, il segretario junior potrebbe anche essere responsabile del mantenimento dell’aspetto dell’ufficio; archiviare documenti, mantenere le cose in ordine e mantenere pulite le aree.
Alcuni segretari potrebbero anche essere responsabili del mantenimento delle forniture per ufficio. Ad un segretario junior potrebbe essere richiesto di fare un inventario, per esempio, e di effettuare un ordine per ulteriori forniture quando sono necessarie. Ai segretari che riescono nelle loro mansioni di base possono essere assegnate ulteriori responsabilità come la pianificazione e la pianificazione delle riunioni, oppure prendere verbali delle riunioni e preparare relazioni, ad esempio. In genere, i segretari junior hanno diritto a promozioni in quanto acquisiscono esperienza lavorativa e ulteriori competenze in ufficio, rendendo questo un percorso di carriera redditizio per molte persone interessate a questo tipo di lavoro.