Le segretarie del contenzioso lavorano negli uffici degli avvocati. Il lavoro richiede competenze di segreteria tradizionali, nonché conoscenza delle forme e delle procedure utilizzate nel campo del contenzioso. Molte delle funzioni del lavoro riguardano l’assistenza dell’avvocato nella preparazione al processo. Ciò può comportare la pianificazione di udienze, la formattazione e la preparazione delle memorie e l’archiviazione dei documenti del tribunale. L’organizzazione dei documenti e il rispetto delle scadenze dei tribunali è una parte importante del lavoro.
Il contenzioso comporta il ricorso a un caso dinanzi a un tribunale. In paesi come gli Stati Uniti, ogni stato avrà le proprie regole di procedura per la formattazione e l’archiviazione di documenti legali. Oltre alle responsabilità di battitura a macchina e di trascrizione del dettato, un segretario per le controversie deve avere familiarità con il formato corretto delle memorie legali come memorie e mozioni depositate presso il tribunale. Ogni giurisdizione ha delle regole sulla corretta citazione delle autorità legali invocate nelle memorie. I tribunali distrettuali federali hanno le loro regole.
“Scoperta” è il processo in cui ciascuna parte in una causa giudiziaria scambia documenti che verranno utilizzati durante il processo. Implica una grande quantità di informazioni e un segretario per le controversie aiuta a organizzarle e documentare quando sono state inviate o ricevute. La familiarità con il recupero di informazioni archiviate elettronicamente è importante per il processo di scoperta. Le regole di scoperta richiedono che i documenti vengano inviati alla parte avversaria entro un determinato periodo di tempo e il segretario coinvolto contribuisce a garantire il rispetto delle scadenze.
La pianificazione è una parte importante del contenzioso. Un segretario per le controversie è generalmente responsabile del calendario di tutte le scadenze e date importanti dell’avvocato. Questi possono includere udienze, deposizioni, conferenze di conciliazione e le date in cui devono pervenire le memorie. Il segretario sarà generalmente responsabile della programmazione iniziale delle audizioni e delle conferenze e della garanzia che non si verifichino conflitti all’interno del programma dell’avvocato.
Le funzioni di un segretario per le controversie non finiscono sempre con la conclusione del processo. Spesso una o entrambe o le parti in un procedimento civile possono presentare mozioni post-processo relative a errori nel processo. I termini per la presentazione di tali proposte sono generalmente molto rigidi. Come per le altre memorie, il segretario è responsabile di garantire che la mozione sia presentata nel formato corretto e le copie siano consegnate a tutte le parti interessate in modo tempestivo.
I ricorsi da una decisione di processo hanno una propria serie di regole procedurali e scadenze. È necessario preparare e presentare un avviso di appello, di solito entro 30 giorni dalla decisione del tribunale. Una segreteria per le controversie digita il mandato di appello nel formato appropriato e si assicura che una trascrizione certificata del verbale del processo sia archiviata presso la corte di appello.