Un segretario / receptionist è un professionista qualificato le cui mansioni lavorative comprendono sia compiti amministrativi che di servizio al cliente. Molti lavori di segretaria / receptionist sono elencati semplicemente sotto l’uno o l’altro titolo professionale, anche se includono le responsabilità lavorative di entrambe le categorie. Un professionista in questo campo di solito ha una varietà di competenze, tra cui l’alfabetizzazione informatica, le capacità di gestione dei clienti e le capacità organizzative.
La parte di segreteria di un lavoro di segretaria / receptionist è spesso focalizzata sull’organizzazione e la gestione dell’ufficio. I segretari conservano spesso i file di un’azienda e possono essere responsabili dell’immissione dei dati e della manutenzione degli archivi. I segretari sono spesso responsabili di tutte le normali pratiche burocratiche quotidiane in un’azienda e possono dedicare molto tempo alla gestione dei rapporti, alla spedizione delle scartoffie e ai memo inter-ufficio. A seconda del tipo di industria, un segretario può anche essere responsabile della fatturazione dei clienti e di alcune funzioni contabili.
Le funzioni di receptionist richieste in un lavoro di segretaria / receptionist generalmente implicano lavorare con i clienti e i clienti dell’azienda. Gli addetti alla reception di solito servono come saluti e possono essere la prima persona che i clienti incontrano quando entrano nella porta. Al servizio di questa capacità, sono necessarie eccellenti capacità comunicative e di servizio al cliente, in quanto un receptionist può stabilire il tono per l’interazione di un cliente con l’azienda. Le competenze di receptionist possono includere anche mansioni telefoniche, programmazione e cura dei VIP dell’ufficio o del cliente.
Un lavoro di segretaria / receptionist può includere tutte le attività di cui sopra, oltre a molte più specifiche per ogni singolo lavoro. In molte aziende, i segretari / receptionist dovranno apprendere software specializzato utilizzato per la gestione della fatturazione, delle pratiche burocratiche e dell’archiviazione dei dati per l’azienda. Molti professionisti in questo tipo di lavoro dovrebbero apprendere la terminologia del settore, in modo da poter assistere meglio i clienti e spiegare i problemi ad altro personale. Dal momento che fungono da canale centrale per quasi tutte le operazioni aziendali, i segretari / receptionist sono spesso incaricati dei servizi per i dipendenti e delle campagne sul morale e possono essere incaricati di creare eventi per ufficio e supervisionare le newsletter aziendali.
Esistono diverse competenze di base che possono essere di grande aiuto per chiunque abbia un lavoro di segretaria / receptionist. L’alfabetizzazione informatica, compresa la conoscenza di tutti i sistemi operativi comuni, la grafica di base e i programmi per fogli di calcolo e la ricerca su Internet, è quasi universalmente richiesta in questi lavori. L’alta velocità di battitura e la calligrafia leggibile sono anche abilità importanti. Buone capacità organizzative possono essere la chiave per prestazioni ottimali in questa capacità, in quanto possono ridurre il rischio di confusione e cattiva comunicazione sul posto di lavoro. Infine, un atteggiamento piacevole e un comportamento professionale possono aiutare un segretario / receptionist a rimanere in buoni rapporti con i colleghi e aiutare l’azienda a costruire una reputazione eccellente.