Un supervisore degli acquisti è un tipo di responsabile responsabile del gruppo di approvvigionamento. Come parte del loro lavoro, i supervisori degli acquisti supportano le operazioni aziendali rivedendo le richieste di acquisto, approvando le variazioni dei prezzi di acquisto e controllando i costi in eccesso e obsoleti. Se il supervisore degli acquisti è impiegato da un impianto di produzione, sarà anche responsabile del lavoro con la gestione dei programmi e gli scheduler di produzione per determinare quando sarà disponibile materiale per le operazioni per costruire prodotti.
Le richieste di acquisto sono le richieste di acquisto di prodotti a supporto degli ordini dei clienti. Un supervisore degli acquisti esamina le richieste di acquisto e determina ciò che deve essere ordinato. L’effettivo inserimento dell’ordine viene eseguito dagli acquirenti che lavorano per il supervisore degli acquisti. In genere, queste richieste di acquisto saranno un output di un sistema ERP (Enterprise Resources Planning). Prima di autorizzare gli acquirenti a effettuare ordini con i fornitori, il supervisore degli acquisti si incontrerà con i membri del personale di gestione per confermare che la domanda degli ordini dei clienti e la capacità della fabbrica sono sufficienti per supportare questi ordini.
Le variazioni dei prezzi di acquisto (PPV) sono il risultato di un prezzo unitario quotato superiore al prezzo unitario standard caricato nel sistema ERP. Un PPV sfavorevole può potenzialmente indurre l’azienda a realizzare meno profitti, quindi il supervisore all’acquisto deve riesaminare eventuali PPV sfavorevoli per determinare la causa. Se la causa è dovuta a problemi indotti dal cliente come richieste in tempi di consegna o quantità inferiori richieste rispetto a quanto originariamente indicato, il responsabile acquisti inoltrerà una richiesta al responsabile del programma per ottenere il recupero del PPV dal cliente. Se la causa è correlata all’errore dell’acquirente o ad altri problemi non indotti dal cliente, il supervisore all’acquisto eseguirà l’analisi della causa principale e fornirà formazione aggiuntiva o aggiornamenti di processo, se necessario, per evitare che il problema si verifichi in futuro.
I responsabili degli acquisti sono inoltre responsabili del controllo dei costi in eccesso e obsoleti. L’eccesso è la quantità di materiale di proprietà di un’azienda che è superiore alla domanda fornita dal cliente. Obsoleto si riferisce a qualsiasi materiale che non ha richiesta, quindi non serve. I supervisori degli acquisti riesaminano periodicamente i dettagli del materiale disponibile e degli ordini per assicurarsi che non vi siano materiali bloccati.
Nel caso in cui una modifica della domanda da parte del cliente causi l’eccesso di materiale, il supervisore degli acquisti lavorerà con gli acquirenti e tenterà di restituire l’eccedenza al fornitore originale. Dopo l’esecuzione di tale due diligence, qualsiasi materiale ancora incagliato viene in genere presentato in un reclamo in eccesso al cliente per il pagamento. Il materiale obsoleto è spesso dovuto a un cambiamento tecnico che potrebbe aver rimosso un particolare componente dalla distinta materiali. Il reparto acquisti tenterà di restituire le parti o di trovare un altro modo per utilizzarle. In caso di esito negativo, verrà presentato al cliente un reclamo obsoleto.