Uno specialista delle strutture, a volte chiamato anche coordinatore delle strutture, di solito lavora come parte di un team responsabile di vari compiti relativi alla manutenzione degli edifici per un’azienda. Gli specialisti delle strutture possono svolgere una serie di compiti, tra cui operazioni di posta e spedizione, pianificazione di conferenze, riparazioni e manutenzione. Questi dipendenti possono anche essere responsabili di vari aspetti della sicurezza dei dipendenti, compreso il coordinamento delle risposte alle emergenze e l’educazione del personale sulle migliori pratiche. A seconda del livello di responsabilità, uno specialista delle strutture può anche supervisionare altri membri del gruppo.
Gli specialisti delle strutture principalmente responsabili del coordinamento della posta o della spedizione e della ricezione possono svolgere una serie di attività quotidiane. Possono consegnare la posta in arrivo ai dipendenti e coordinare la posta in uscita. In alcuni casi, la descrizione del lavoro può includere lo sviluppo di procedure per la gestione della posta interna e postale, oltre a fornire assistenza ai dipendenti che devono inviare pacchi o altri articoli.
Se la pianificazione della conferenza è la funzione principale di uno specialista delle strutture, le mansioni lavorative possono includere il coordinamento di tutti gli aspetti delle riunioni e delle funzioni dell’ufficio. Ciò può includere l’ordinazione di catering e forniture aziendali, la pianificazione di sale conferenze e l’ordinazione di qualsiasi attrezzatura necessaria e l’assistenza a tutti i partecipanti esterni alla riunione. Questo tipo di attività può anche richiedere il coordinamento di tutte le funzioni tecniche o audiovisive che devono verificarsi.
L’esecuzione di riparazioni e manutenzioni edili è un’altra potenziale responsabilità per un dipendente delle strutture. Il lavoro potrebbe richiedere a una persona di rispondere direttamente alle richieste ed eseguire le riparazioni. Può anche comportare la presa delle richieste dei dipendenti e il loro instradamento a un altro reparto o fornitore esterno per la risoluzione. Anche la gestione di un database o di un sistema di tracciamento elettronico per registrare questo tipo di attività può far parte della posizione.
Gli specialisti delle strutture possono anche essere responsabili dello sviluppo e dell’aggiornamento delle politiche di sicurezza dei dipendenti e di risposta alle emergenze. Potrebbero sviluppare politiche specifiche per l’evacuazione, fornire notifiche di chiusure di edifici o amministrare il pronto soccorso ai dipendenti feriti. Oltre a sviluppare le politiche, uno specialista delle strutture può anche tenere sessioni di formazione e informazione dei dipendenti su di esse. Possono anche essere responsabili della manutenzione di attrezzature edili come defibrillatori di emergenza o estintori e di sostituirli secondo necessità.
In un ruolo di supervisore, uno specialista delle strutture può essere responsabile della gestione del personale delle altre strutture e dell’assunzione di nuovi dipendenti. Possono essere il contatto principale nel team delle strutture per gli altri dipendenti dell’azienda. Possono anche essere responsabili della rappresentazione del gruppo di strutture al personale di livello superiore.