I codici di contabilità generale vengono utilizzati per identificare i debiti e i crediti che passano attraverso i conti generali di un’azienda. Le leggi in molti paesi richiedono agli imprenditori di conservare i registri delle spese aziendali in archivio per un certo numero di anni e le autorità fiscali possono richiedere copie di questi file durante gli audit. I codici di contabilità generale consentono agli imprenditori e ai revisori di tenere traccia facilmente di diversi tipi di entrate e spese.
Molte aziende tengono traccia separatamente di diversi tipi di spese e i dettagli di queste spese sono elencati nei libri contabili noti come registri secondari. Ogni sub-ledger ha un codice conto identificativo. Sebbene esistano conti separati per diversi tipi di transazioni, i crediti e gli addebiti spesso passano attraverso il conto operativo principale dell’azienda e tutti questi addebiti sono dettagliati in un giornale o documento contabile noto come libro mastro generale. I codici di contabilità generale vengono utilizzati per mostrare in quale sottoregistro sono passati i fondi dopo la compensazione tramite il conto generale.
Le leggi contabili in alcuni paesi indicano che i conti di contabilità generale dovrebbero avere un saldo pari a zero alla chiusura dell’attività poiché questi conti sono conti di passaggio e nessun addebito o credito può influire in modo permanente sul saldo del conto di contabilità generale. I contabili oi contabili bilanciano la contabilità generale confrontando tutti gli addebiti e gli accrediti che sono passati attraverso il conto in un determinato giorno. Se è stato utilizzato un addebito per effettuare un pagamento dal conto, il contabile deve compensare tale addebito con un credito utilizzato per prelevare denaro dal sub-ledger. A volte, i biglietti del libro mastro vengono smarriti o persi, nel qual caso il contabile deve controllare i conti per rintracciare l’errore e quindi scrivere nuovi biglietti di trasferimento utilizzando i codici di contabilità generale appropriati per correggere il problema.
In alcune nazioni, i registri di contabilità generale includono un elenco delle attività non monetarie dell’azienda come proprietà e crediti commerciali, nonché contanti. Di conseguenza, il conto potrebbe non avere un saldo zero a causa del valore di queste attività che viene preso in considerazione nell’equazione. Tuttavia, le operazioni che coinvolgono conti sub-contabili non dovrebbero influire sul saldo del conto generale poiché tali operazioni dovrebbero comportare un addebito e un credito di compensazione.
Le grandi aziende spesso assegnano a ogni responsabile di reparto almeno un codice di contabilità generale che può essere utilizzato per tracciare le spese sostenute da un particolare reparto. Altri codici di contabilità generale vengono utilizzati da più divisioni di un’azienda perché alcune spese sono sostenute da tutti i reparti, come i codici per gli stipendi dei dipendenti o le forniture di carta. Alcune aziende impongono rigidi controlli sulla condivisione dei codici di contabilità generale per impedire a dipendenti senza scrupoli di utilizzare codici per appropriarsi indebitamente di fondi. Molte aziende richiedono che almeno due dipendenti firmino i biglietti di contabilità generale e gli audit interni sono programmati regolarmente per prevenire e rilevare le frodi.
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