I sistemi di cartelle cliniche sono sistemi cartacei o elettronici utilizzati per organizzare e catalogare informazioni relative a trattamenti, condizioni generali di salute e altri dati rilevanti per i pazienti. Oggi, molti studi medici, ospedali e altri tipi di strutture di trattamento a breve e lungo termine utilizzano programmi software per creare un sistema di cartelle cliniche personalizzato. Ecco alcuni esempi di che tipo di dati vengono conservati nei sistemi e come vengono utilizzati.
Al centro di tutti i tipi di sistemi di cartelle cliniche sono le informazioni sul paziente contenute nei dati catalogati. Include informazioni di base come il nome, il sesso e l’età del paziente. Nei registri sono elencate anche le informazioni di contatto dei parenti prossimi o di altre persone autorizzate a ricevere informazioni sul paziente. Vengono inoltre documentate note su eventuali allergie. Se il paziente ha un qualche tipo di assicurazione o un qualche tipo di piano di sconti sull’assistenza sanitaria, anche i dettagli rilevanti vengono conservati nella cartella del paziente.
Insieme ai dati di base del paziente, i sistemi di cartelle cliniche sono anche in grado di memorizzare anni di informazioni su visite mediche, ricoveri ospedalieri, procedure chirurgiche e farmaci prescritti a breve o lungo termine. La maggior parte dei sistemi include campi in cui medici, infermieri e altro personale medico autorizzato possono inserire note relative a ciascun evento in cui l’assistenza medica è stata estesa al paziente.
I sistemi di cartelle cliniche a volte servono anche come mezzo per documentare le comunicazioni con il paziente o l’assicuratore. Il sistema può acquisire le date in cui le richieste sono state preparate e inviate al fornitore, le risposte alle richieste e tutti i pagamenti ricevuti dalla compagnia assicurativa o direttamente dal paziente. Ciò consente di generare fatture al paziente che lo tengono informato sullo stato attuale del conto.
Con l’avvento dei sistemi di cartelle cliniche elettroniche, molte procedure che prima richiedevano ore possono ora essere eseguite in molto meno tempo. Ad esempio, le cartelle cliniche elettroniche possono essere ricercate utilizzando parole chiave, consentendo di rivedere rapidamente le storie dei pazienti che risalgono a un certo numero di anni senza guadare grandi quantità di documenti stampati. Oltre a recuperare rapidamente le informazioni allo scopo di fornire servizi medici al paziente, le cartelle cliniche informatizzate facilitano anche la compilazione di statistiche sul numero di pazienti trattati per una determinata malattia o sui tipi di farmaci più spesso rilasciati da un determinato medico. Dati di questo tipo possono essere molto utili quando si valuta l’ambito di una pratica e la qualità generale delle cure offerte da un medico.
In quanto strumento di gestione delle informazioni sanitarie, il valore delle cartelle cliniche elettroniche non può essere sottovalutato. I dati che dovrebbero essere archiviati in una struttura di archiviazione remota possono essere facilmente inseriti nei sistemi di cartelle cliniche e archiviati su un disco rigido e su CD per un facile recupero. Ciò consente di ridurre al minimo i documenti stampati e di liberare spazio per altri scopi.
Oltre a risiedere su dischi rigidi o server locali, i sistemi di cartelle cliniche possono anche essere ospitati su un server remoto e altre soluzioni di archiviazione dati remota. Questo vantaggio è particolarmente utile in situazioni in cui si desidera mantenere disponibili copie di backup dei dati. Qualora lo studio medico o l’ospedale dovessero subire danni a causa di una calamità naturale, tutti i dati del paziente vengono comunque conservati e sono accessibili tramite gli appositi codici di autorizzazione.