Un ciclo di vita dei record delinea ogni fase di un documento, dalla creazione alla distruzione. Aiuta le aziende e le agenzie a pianificare l’archiviazione, la protezione, il recupero e la distruzione delle informazioni in diverse fasi. Registra i sistemi di gestione del ciclo di vita in genere controllano una grande quantità di informazioni in modo conveniente e sicuro.
La pianificazione di solito avviene prima dell’implementazione dei processi di gestione del ciclo di vita delle registrazioni. L’integrazione delle procedure nelle routine quotidiane mantiene i registri sotto controllo e sicuri. Questa pianificazione include comunemente tecniche di raccolta, organizzazione, manutenzione e smaltimento durante l’intero ciclo di vita dei registri.
La definizione dei record include foto, grafica, mappe, filmati e nastri, sia audio che visivi. Un record equivale a tutto ciò che può essere riprodotto, di solito con l’aiuto di altre apparecchiature. Definisce i dati dall’interno di un’organizzazione o da fonti esterne e un record può essere considerato ufficiale o non ufficiale. I registri ufficiali di solito indicano informazioni con una durata designata.
I registri ufficiali includono documenti finanziari di un ente pubblico, insieme a qualsiasi altra informazione definita dalla legge come un registro pubblico. Le informazioni legali che potrebbero essere utilizzate in tribunale potrebbero anche rientrare nella classificazione di un registro ufficiale che dovrebbe essere mantenuto. Le leggi in molte giurisdizioni impongono scadenze per la conservazione dei registri ufficiali, come i tribunali.
I record vengono creati da e-mail, telefonate registrate, documenti stampati e altri dati che mostrano come si sono evolute le decisioni. Tutto ciò che potrebbe essere utile per un’azienda o un’organizzazione in futuro viene generalmente conservato in base al suo ciclo di vita. Con i progressi della tecnologia, le entità generalmente archiviano i record elettronicamente per eliminare la necessità di aree di stoccaggio della carta.
Organizzazione delle informazioni e determinazione dei relativi fattori di utilizzo nella gestione del ciclo di vita delle registrazioni. Un record deve essere catalogato o archiviato per un facile recupero quando è necessario o richiesto. Moduli, corrispondenza e copie duplicate vengono in genere archiviati utilizzando un sistema di archiviazione di facile comprensione e navigazione.
Questi registri richiedono anche un piano di manutenzione e protezione, in particolare per i dati che rappresentano informazioni preziose con un ciclo di vita dei registri permanenti. In molte regioni, i record con valore storico sono archiviati nei repository governativi. Esempi di questi documenti includono documenti sulla nascita e sulla morte e documenti presidenziali.
Quando i dati raggiungono la fine del loro ciclo di vita, è consentita la distruzione. Lo smaltimento potrebbe essere appropriato per la bozza di documenti o materiali utilizzati per preparare registri ufficiali. I duplicati potrebbero anche essere distrutti dopo che l’originale è stato conservato in qualche forma. Alcune aziende utilizzano fornitori di servizi indipendenti per tenere traccia della durata della vita di un record.