Un record di servizio può fare riferimento al record di servizio di un cliente che contiene informazioni di fatturazione e di contatto. In termini di risorse umane, un record di servizio può fare riferimento al record scritto di un dipendente che dettaglia la storia del servizio e delle prestazioni. I record di servizio possono anche essere documentazione elettronica o scritta della cronologia dell’account di un cliente, inclusi ordini, risoluzione dei problemi e richieste di assistenza.
Nel settore delle telecomunicazioni, un record di servizio è anche chiamato record del servizio clienti (CSR). Il record rimane archiviato presso la compagnia telefonica e collega determinate informazioni del cliente a numeri di telefono specifici. Contiene inoltre parametri tecnici e di cablaggio specifici. I CSR vengono utilizzati per convalidare le richieste di servizio, incluso il trasferimento dei numeri di telefono tra i vettori.
Le informazioni contenute in questi record possono essere abbastanza specifiche. Può includere quante linee sono servite in un indirizzo o posizione specifici. Ogni tipo di linea telefonica verrà specificato, inclusi gli addebiti che la compagnia telefonica riscuote. Le spese possono essere suddivise in spese di servizio e tasse e imposte imposte dal governo.
I CSR in genere contengono quattro sezioni principali. Dati come numeri di conto, numeri di clienti e descrizioni dei servizi sono contenuti in un record di intestazione. La sezione elenco indica in dettaglio le informazioni sulla rubrica del servizio, incluso se sono elencati numeri di telefono specifici e in quali elenchi sono elencati. Le sezioni relative a fatture e servizi contengono informazioni di fatturazione e funzioni della linea telefonica.
Un’altra definizione di un record di servizio è la documentazione che la maggior parte delle aziende conserva delle posizioni ricoperte dai dipendenti durante il loro mandato. Le persone che hanno prestato servizio nell’esercito hanno spesso un registro di servizio che dettaglia i ranghi, i tassi di pagamento, le date di scarico e le ragioni. Le imprese del settore privato possono conservare informazioni di base, date di assunzione, posizioni ricoperte, tassi di retribuzione e revisioni delle prestazioni.
Alcune delle informazioni contenute nei registri dei dipendenti possono essere divulgate in determinate circostanze. Controlli di riferimento possono essere utilizzati per verificare le informazioni contenute nel registro di servizio di un dipendente per telefono o tramite sistemi di database elettronici. A seconda del diritto del lavoro dell’area locale, possono essere divulgati solo i dati relativi alle date di assunzione, stato, posizioni e stato di riassunzione del dipendente. I dati di revisione delle prestazioni potrebbero non essere rilasciati a causa di potenziali diffamazioni e implicazioni di riferimento negative.
Molte società di servizi tengono traccia di tutti i contatti tra i clienti e i loro rappresentanti. Queste informazioni possono essere archiviate in banche dati elettroniche a cui è consentito l’accesso a diversi rappresentanti. Le informazioni contenute nel record di servizio in genere descriveranno in dettaglio le informazioni di contatto e di fatturazione del cliente. Ancora più importante, descriverà in dettaglio tutte le transazioni avvenute con un rappresentante del servizio, nonché un momento saliente delle conversazioni che si sono verificate.