Automatisierte Voicemail ist eine spezielle Art von Telefonnachrichtensystem. Ähnlich wie beim Empfang von Telefonnachrichten über einen Anrufbeantworter übermittelt die automatisierte Voicemail eine Sprachnachricht digital und ohne den Einsatz zusätzlicher Standalone-Geräte. Sobald eine Nachricht, auch als Voicemail-Nachricht bekannt, auf einem Server gespeichert ist, können beabsichtigte Empfänger diese Nachrichten abrufen, indem sie sich per Telefon bei einem System anmelden und die Wiedergabe einer Sprachaufzeichnung anhören.
Neben der Möglichkeit, Sprachnachrichten zu senden und zu empfangen, dient die automatisierte Voicemail auch zur Weiterleitung eingehender Anrufe. Dies wird häufig in Unternehmen und Organisationen mit mehreren Mitarbeitern oder Abteilungen verwendet. Indem Anrufern mehrere Voicemail-Optionen angeboten werden, können Einzelpersonen auswählen, wie sie ihre Anrufe an die entsprechenden Teilnehmer weiterleiten. Dies geschieht durch Auswählen einer oder mehrerer Aufforderungen, die von Anrufern verlangen, entsprechende Nummern auf der Wähltastatur eines Telefons zu drücken, bevor ein Anruf weitergeleitet wird.
Manchmal auch als Voice-Banken bezeichnet, wird automatisierte Voicemail häufig anstelle einer lebenden Person verwendet, die eingehende Anrufe entgegennimmt, Nachrichten entgegennimmt und Anrufe weiterleitet. Während Unternehmen immer noch routinemäßig Rezeptionisten und Telefonisten beschäftigen, wird die automatische Voicemail häufig für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten oder zum Entgegennehmen von Nachrichten verwendet, wenn ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch verlassen hat. Voicemail-Nachrichten verhindern, dass Anrufer Besetztzeichen erhalten, oder verhindern, dass ein Telefon länger klingelt, wenn eine Person nicht antworten kann. Gleichzeitig können Anrufer Nachrichten über die Art ihres Anrufs sowie ihre besten Kontaktinformationen hinterlassen, damit der Grund ihres Anrufs durch einen Rückruf behoben werden kann.
Neben der professionellen Verwendung ist die automatisierte Voicemail eine gängige Funktion auf den meisten privaten Mobiltelefonen und wird häufig in privaten Festnetz- und VoIP-Telefonsystemen verwendet. Bestimmte Arten von Paging-Systemen bieten auch eine Voicemail-Option, ebenso wie Unternehmen, die virtuelle Telefonnummern anbieten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Person mehr als ein Gerät oder eine Telefonnummer mit einem zugehörigen Voicemail-Konto hat, um eingehende Nachrichten zu sammeln.
Während eine automatisierte Voicemail hauptsächlich zum Weiterleiten von Anrufen und zum Sammeln von Telefonnachrichten verwendet wird, können auch ausgehende Nachrichten aufgezeichnet werden. Solche Nachrichten beinhalten typischerweise Aufforderungen an einen Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen, nachdem er durch einen speziellen Ton dazu aufgefordert wurde, aber viele ausgehende Nachrichten enthalten sachdienliche Informationen, die Benutzer im geschäftlichen oder persönlichen Bereich hilfreich finden können. Beispiele hierfür sind ausgehende automatisierte Voicemail-Nachrichten über besondere Ereignisse, den Aufenthaltsort eines Mitarbeiters oder wichtige Kundendienstnachrichten.