Das Hauptkonzept des öffentlichen Beschaffungswesens besteht darin, dass ein großes Unternehmen durch fortschrittliche Planung, Terminplanung und Gruppeneinkauf Geld sparen und die Effizienz des täglichen Geschäftsbetriebs steigern kann. Der Grad der Einhaltung dieser Konzepte variiert stark auf allen Regierungsebenen und manchmal sogar innerhalb einer Regierungsbehörde. Die Einkaufstätigkeit der Regierung hat aufgrund der schieren Größe und Vielfalt der Auswirkungen einen enormen Einfluss auf die lokale Wirtschaft.
Die meisten staatlichen Beschaffungsrichtlinien umfassen vier Schritte: Gruppeneinkauf, Just-in-Time-Lieferung, ausgehandelte Massenpreise und reduzierter Verwaltungsaufwand. Zusätzlich zu diesen Punkten haben alle Regierungsbehörden und Abteilungen schriftliche Beschaffungsrichtlinien und -richtlinien zu befolgen. Verfahren rund um die Auswahl von Anbietern, Ausschreibungsrichtlinien für Verträge mit hohem Wert und Zahlungsbedingungen sind häufig öffentliche Dokumente. Ein weiterer Aspekt des öffentlichen Beschaffungswesens sind die Regeln für Geschäftsbeziehungen. Viele Beschaffungsrichtlinien verbieten die Annahme von Geschenken von Lieferanten und haben strenge Regeln in Bezug auf die Häufigkeit und den Ort von Treffen.
Der Gruppeneinkauf ist der Prozess, bei dem der gesamte Ressourcenbedarf für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung erstellt wird. Die Abteilungen können sich physisch an verschiedenen Orten befinden und unterschiedliche Lieferfristen haben. Koordination und Kooperation sind erforderlich, um die Gelegenheiten des Gruppenkaufs zu nutzen. Große Regierungsbehörden können die Einhaltung bestimmter Kaufverträge vorschreiben, typischerweise für weit verbreitete Generika. Fotokopier- oder Druckpapier ist ein gängiges Produkt für diese Art von Verträgen, da die grundlegenden Produktanforderungen für alle gleich sind.
Just-in-time-Lieferung ist eine Managementtechnik, bei der der Lieferant dafür verantwortlich ist, dass die eingekauften Materialmengen zu den angegebenen Terminen und Uhrzeiten bereit und lieferbereit sind. Diese Art der Lieferanforderung wird in der Regel mit Gruppenkäufen kombiniert, um die Lagerkosten für den Kunden niedrig zu halten. Die Kehrseite dieser Art von Vereinbarung ist der Mangel an Flexibilität für den Umgang mit Notfällen und die Abhängigkeit von einem Liefernetzwerk.
Massenpreise und Verhandlungen sind sehr wichtig, wenn Sie die öffentliche Auftragsvergabe abschließen. Verhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder Senior Buying Agent im Namen einer großen Agentur oder Abteilung abgeschlossen. Hier kann ein echtes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt werden, das den Steuerzahlern Geld spart, ohne Kompromisse beim Service einzugehen.
Verwaltungsgemeinkosten sind die Kosten, die der Organisation für den gesamten Beschaffungs-zu-Zahlungs-Zyklus entstehen. Dazu gehören die Gehälter und Supportkosten für die Beschaffungsmitarbeiter, die Rechnungsbearbeitung, die Scheckproduktion und die Klärung von Lieferantenanfragen. Viele Regierungsbehörden unterhalten im Rahmen eines Kostensenkungsprogramms eine zentrale Beschaffungsabteilung. Diese Art der Organisationsstruktur erhöht die Möglichkeiten zum kooperativen Einkauf und zur Überwachung der Einkaufsaktivitäten.