Die Dematerialisierung, auch bekannt als DEMAT, ist ein Prozess, der sich von der Verwendung physischer Dokumentation entfernt, um Finanzunterlagen zu führen. Stattdessen werden bei der Dematerialisierung elektronische Aufzeichnungsinstrumente verwendet, um alle Arten von Finanztransaktionen zu verfolgen. Die Palette der Dokumente, die mit Softwareanwendungen effektiv verwaltet werden können, reicht von einfachen Buchhaltungsunterlagen bis hin zu Aktienzertifikaten.
Einer der Hauptvorteile dieses Ansatzes zur elektronischen Buchführung besteht darin, dass die Notwendigkeit besteht, Kopien von Bilanzen und anderen Buchhaltungsunterlagen nicht mehr physisch zu speichern. Dank der Scantechnologie ist es sogar möglich, elektronische Kopien der Belege zu erstellen, die Referenzen zu den Positionen der elektronischen Buchhaltungsunterlagen enthalten. Alles kann problemlos auf einer Festplatte oder einem Server untergebracht werden. Um sich vor Verlust oder Beschädigung zu schützen, können Sicherungsdateien einfach erstellt und extern gespeichert werden.
Neben den grundlegenden Buchhaltungsunterlagen kann durch die Dematerialisierung auch auf physische Aktienurkunden verzichtet werden. Die elektronischen Kopien der Bestände können zum einfachen Abruf archiviert werden. Für den Fall, dass der Aktionär schnell Kopien der Aktien benötigt, können diese auf elektronischem Weg, wie z. B. per E-Mail oder einer geschützten FTP-Übertragung, abgerufen und übermittelt werden.
Die Dematerialisierung ermöglicht es auch autorisierten Personen, gleichzeitig mit denselben Dokumenten zu arbeiten. Bei physischen Buchhaltungsmethoden ist es oft schwierig, dass zwei Personen gleichzeitig an den Büchern arbeiten. Wenn der Rechnungslegungsprozess vollständig elektronisch ist, können mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Funktionen ausführen. Es ist möglich, dass ein Team gleichzeitig neue Rechnungen erstellt, erhaltene Zahlungen für vergangene Rechnungen verbucht und eine Vielzahl von Berichten erstellt.
Es besteht kein Zweifel, dass der Prozess der Dematerialisierung den Benutzern auf verschiedene Weise zugute kommen kann. Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erfordert viel weniger Platz, kann problemlos von entfernten Standorten aus abgerufen werden und ermöglicht mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf die Buchhaltungsbücher. Derzeit gibt es gebührenpflichtige sowie kostenlose Softwarepakete für Buchhaltung und Finanzbuchhaltung, die jedem Unternehmen oder jeder Organisation helfen können, problemlos einen vollständigen Dematerialisierungsstatus zu erreichen. Bei Buchhaltungssoftware gibt es auch Online-Produkte, die es einer Person oder einem Unternehmen ermöglichen, virtuelle Bücher zu erstellen. Sicher auf die Server für das Produkt geladen, können autorisierte Personen von jedem Ort mit einer aktiven Internetverbindung auf die Aufzeichnungen zugreifen und mit ihnen arbeiten.