Accrual-Basis und Cash-Basis sind zwei verschiedene Arten von Rechnungslegungsmethoden. Während ein Unternehmen eine der beiden Methoden zur Erfassung von Finanztransaktionen wählen kann, verwenden größere Unternehmen normalerweise die Rückstellungsbasis. Der größte Unterschied zwischen Accrual-Basis und Cash-Basis ist die Erfassung von Transaktionen. Auf der Grundlage der Abgrenzung müssen Unternehmen Transaktionen so erfassen, wie sie auftreten; cash basis zeichnet Transaktionen auf, wenn Bargeld während einer Transaktion den Besitzer wechselt. Außerhalb dieser wesentlichen Anforderung treten geringfügige Unterschiede auf.
Unternehmen, die eine periodengerechte Rechnungslegung verwenden, haben oft eine bessere historische Berichterstattung. Die Erfassung von Transaktionen nach Vorkommen bedeutet, dass jede Abrechnungsperiode das Geschäft für jeden Monat genau widerspiegelt. Eigentümer und Manager können diese Berichte überprüfen und bestimmen, welche Umsätze und Cashflows in Zukunft zu erwarten sind. Zwischen der periodengerechten Rechnungslegung und der zahlungswirksamen Rechnungslegung führt nur die Rechnungslegung zu genauen historischen Aufzeichnungen. Historische Cash-Basis-Berichte zeigen, in welchen Monaten das Unternehmen hohe Bareinnahmen oder Barzahlungen verzeichnete.
Ein weiterer Unterschied zwischen Accrual-Basis- und Cash-Basis-Rechnungslegungsmethoden ist die Kapitalflussrechnung. Die Abgrenzungsbasis ist nicht in der Lage, Cashflows genau zu verfolgen. Wenn Transaktionen stattfinden, ist ein Wechsel des Bargelds nicht erforderlich. Daher kann ein Unternehmen hohe Umsätze und einen geringen Cashflow erzielen. Die Kapitalflussrechnung identifiziert die wichtigsten Quellen und Verwendungen von Zahlungsmitteln für Unternehmen, die die periodengerechte Rechnungslegung verwenden.
Cash-Basis Accounting erfordert keine separate Kapitalflussrechnung, obwohl ein Unternehmen auf Wunsch dennoch eine erstellen kann. Ein Unternehmen erfährt im Hauptbuch genaue Geldkonten, da das Hauptbuch das Bankkonto widerspiegelt. Diese Abstimmung zwischen den beiden ermöglicht es einem Unternehmen, sicherzustellen, dass es genügend Bargeld zur Verfügung hat, um seinen Betrieb zu führen. Die Kapitalflussrechnung hilft jedoch, Zahlungsmittelquellen zu identifizieren.
Jede Rechnungslegungsmethode ist für die Berichterstattung über Finanzinformationen zulässig. Für kleine Unternehmen, die sich zwischen periodengerechten und kassenbasierten Rechnungslegungsmethoden entscheiden, wählen sie häufig letztere. Cash-Basis ist einfacher zu verwenden und erfordert weniger Eingaben auf monatlicher Basis. Geschäftsinhaber, die mit den wichtigsten Rechnungslegungsgrundsätzen nicht vertraut sind, können die Cash-Basis verwenden, bis ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat. An dieser Stelle sind Unternehmen oft besser dran, die Periodenrechnung zu verwenden.
In den nationalen Rechnungslegungsstandards gibt es keine spezifischen Regeln für den Wechsel zwischen der periodengerechten Rechnungslegung und der zahlungswirksamen Rechnungslegung. Buchhalter verwenden jedoch allgemeine Richtlinien. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 5 Millionen US-Dollar (USD) sollten auf Periodenrechnung umstellen. Die Umstellung der Rechnungslegungsmethoden gilt auch für Unternehmen mit einem bestandsbasierten Umsatz in Höhe von 1 Mio. USD.