Eines der Schlüsselelemente in jedem praktikablen Debitorenmanagementprogramm ist die Bereitstellung regelmäßiger Berichte, die den Alterungsprozess für ausstehende Rechnungen aufzeigen, die an Kunden für erbrachte Waren und Dienstleistungen ausgestellt wurden. Der Prozess der Forderungsalterung ist das Mittel, mit dem diese Berichte zusammengestellt und den zuständigen Führungskräften der Organisation zur Verfügung gestellt werden.
Die Forderungsalterung ist eine wertvolle Komponente, um ein operatives Budget für das Unternehmen strukturieren zu können. Das Verständnis der bestehenden Zahlungsgewohnheiten der Kunden und das Abgleichen dieser mit dem Bedarf an stetigen Einnahmen für das Unternehmen, damit es seinen ausstehenden Verpflichtungen nachkommen kann, hilft sicherzustellen, dass das Unternehmen bis zu einem bestimmten Datum über Mittel verfügt, um die Betriebskosten zu decken. Ohne die ständige Überwachung des Einnahmenflusses in das Unternehmen ist es unmöglich, mit einem soliden Budget zu bauen und zu arbeiten.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise seinen Kunden Rechnungen zu XNUMX-Tage-Konditionen stellt, die größten Kunden jedoch konstant eher an fünfundvierzig Tagen zahlen, ist es ein kluger Schachzug, Ihren Lieferanten Zahlungsbedingungen zu sichern, die diese Geschäftsrealität widerspiegeln. Wenn Sie den Unterschied zwischen dem gewünschten Zahlungsziel und dem durchschnittlichen Zahlungsrahmen der meisten Ihrer Kunden nicht kennen, wird das Betriebskapital eines Unternehmens knapp, weil es Verpflichtungen eingegangen ist, die es nicht innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens erfüllen kann. Dies wird sich negativ auf Ihre Beziehung zu Ihren Lieferanten auswirken, was sich wiederum auf Ihre Fähigkeit auswirken könnte, Ihren Kundenstamm zu bedienen und zu bedienen.
Zweitens ist die Debitorenalterung ein hervorragendes Instrument, um die Kundenbindung zu stärken. Wenn ein regelmäßiger Bericht zeigt, dass ein Stammkunde über neunzig Tage eine offene Rechnung hat, aber auch Rechnungen bezahlt hat, die vor dreißig Tagen gesendet wurden, besteht die Möglichkeit, den Kunden zu kontaktieren und nach dem Status der Rechnung zu fragen. Nicht selten ist die Rechnung einfach verlegt worden und die Zahlung kann nach Bekanntwerden des Problems sofort gekürzt werden. Höfliche Anfragen dieser Art wären nicht möglich, wenn die genaue Alterung der Forderungen nicht eingehalten wird.
Um einen Schritt weiter zu gehen, kann die Alterung von Forderungen helfen, anzuzeigen, wann es an der Zeit ist, eine Beziehung zu einem Kunden zu beenden. Wenn der periodische Alterungsbericht durchweg zeigt, dass der Kunde Schwierigkeiten hat, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen, ist es möglicherweise an der Zeit, die finanzielle Gesundheit dieses Unternehmens zu überprüfen. Viele Unternehmen verwenden die Alterung von Forderungen, um festzustellen, ob eine Untersuchung erforderlich ist. Zum Beispiel könnte ein Kunde, der ständig Rechnungen hat, die in den Zeitraum von neunzig bis hundertzwanzig Tagen fallen, bevor Zahlungen geleistet werden, sehr gut zusammenbrechen.
Anstatt weiterhin Dienstleistungen anzubieten, die irgendwann als uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden müssen, nutzen Sie die Debitorenalterung, um solche Probleme zu vermeiden. Teilen Sie dem Kunden mit, dass Ihr Unternehmen keine weiteren Dienstleistungen erbringen kann, es sei denn, die offenen Forderungen werden auf den neuesten Stand gebracht und eine Art Vorauszahlungsvereinbarung für die zukünftige Verwendung getroffen.