Die Kassenbuchhaltung ist eine spezielle Rechnungslegungsmethode, die in den Bilanzen einiger Unternehmen verwendet wird. Die Kassenbuchhaltung wird oft als die einfachste Methode der Buchhaltung angesehen. Es ist eine Alternative zur periodengerechten Buchführung.
Typischerweise werden in der Geschäftswelt Arbeiten erledigt und/oder Waren verkauft, bevor die Zahlung eingegangen ist. Zum Beispiel könnte eine Person Vertragsarbeit leisten und eine Dienstleistung erbringen. Er wird normalerweise nicht vor Erbringung der Dienstleistung bezahlt, sondern nach einem festgelegten Zeitplan, der in den Anstellungsbedingungen festgelegt ist.
Bei einem Kassenbuchhaltungssystem erfasst die Person oder das Unternehmen das Einkommen erst, wenn es die Zahlung tatsächlich erhält. Das bedeutet, dass, wenn eine Person 100 Widgets verkauft oder 10 Stunden Arbeit verrichtet, das Geld, das ihr für die Widgets und die Arbeit geschuldet wird, in der Bilanz weder als Einkommen ausgewiesen wird, noch zu diesem Zeitpunkt für steuerliche Zwecke als steuerpflichtiges Einkommen gilt. Stattdessen wird das Geld als Forderung ausgewiesen.
Wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist, wird das Geld verrechnet. Das monatliche, jährliche und vierteljährliche Einkommen basiert somit nur auf den tatsächlich erhaltenen Zahlungen. Wenn eine Person oder ein Unternehmen Einkommenssteuern einreicht, einen Kredit beantragt oder eine andere Tätigkeit ausübt, bei der ein Einkommensnachweis erforderlich ist, meldet sie nur die tatsächlich erzielten Einkünfte.
Die Kassenbuchhaltung hat mehrere Vorteile. Erstens kann es einfacher sein, weil ausstehende Zahlungen nicht zusammen mit Zinsen berechnet werden müssen. Bei der Periodenrechnung, der wichtigsten Alternative, wird Geld als Erwerbseinkommen gezählt, sobald es verdient wird. Dies macht es schwieriger, den Überblick darüber zu behalten, wie viel materielles Geld die Person tatsächlich erhalten hat.
Darüber hinaus wird bei der periodengerechten Buchführung das Geld im Wesentlichen gezählt, bevor es ausgezahlt wird. Dies kann zu Problemen führen, wenn die vollständige Zahlung nicht erfolgt. Wenn eine Person beispielsweise ein periodengerechtes Buchführungssystem für die von ihr ausgeführte Arbeit verwendet und ihre Einkommensteuerzahlungen auf die von ihr erwarteten Einnahmen stützt, könnten ihre Steuerberechnungen verworfen werden, wenn ein Kunde ihr das geschuldete Geld nicht vollständig zahlt.
Neben Einnahmen werden erst bei Eingang angerechnet, Ausgaben werden auch erst bei Zahlung abgezogen. Obwohl eine Person oder ein Unternehmen weiß, dass eine Miete fällig ist oder ein Kauf getätigt werden muss, werden die Ausgaben erst dann in der Bilanz aufgeführt, wenn das Geld tatsächlich ausgegeben wird. Dies ermöglicht eine Echtzeit-Abrechnung aller materiellen liquiden Mittel. Aufgrund der Einfachheit der Kassenbuchhaltung ist es oft die bevorzugte Methode für kleine Unternehmen.