Die Rolle einer Empfangsdame kann für das Gesamtbild und die Atmosphäre fast jedes Unternehmens eine wichtige Rolle spielen. Als erster Ansprechpartner für Kunden und Kunden ist die Rezeptionistin oft für den ersten Eindruck einer Person verantwortlich, die die Tür betritt. Die Rolle einer Empfangsdame kann auch verschiedene Sekretariatsaufgaben umfassen, die gute organisatorische Fähigkeiten sowie Computerkenntnisse und starke Kommunikationsfähigkeiten erfordern.
In vielen Betrieben ist der Front-Office- oder Empfangsbereich so eingerichtet, dass alle ankommenden Besucher am Empfangstresen starten. Die Arbeit als Begrüßer und Erstansprechpartner für Kunden und Kunden ist ein wesentlicher Teil der Rolle des Empfangspersonals, da er oder sie für einen positiven ersten Eindruck verantwortlich sein kann. Gute persönliche Fähigkeiten können einer Empfangsdame helfen, sich als freundlich, einladend und kompetent zu präsentieren. Da manche Besucher vielleicht schon aufgeregt oder verärgert kommen, kann ein Konfliktmanagement-Training auch als Empfangsdame sehr nützlich sein.
Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und organisiert zu arbeiten, ist für die meisten Jobs an der Rezeption von entscheidender Bedeutung. Viele Rezeptionisten haben die Aufgabe, Unternehmensaufzeichnungen und Ablagesysteme zu führen, Tagespläne für Unternehmens-VIPs zu führen und sicherzustellen, dass die ordnungsgemäße Befehlskette eingehalten wird. Eine gute Empfangsdame muss in der Lage sein, die Bedürfnisse jeder Person oder jedes Problems, das an seinen Schreibtisch kommt, schnell einzuschätzen und sicherzustellen, dass Probleme auf die effektivste Weise gehandhabt werden. Eine gut organisierte Empfangsdame trägt zu einem reibungslosen Geschäftsablauf bei und stellt sicher, dass die richtigen Probleme an die richtige Abteilung weitergeleitet werden.
EDV-Kenntnisse spielen oft eine wichtige Rolle in der Rolle einer Empfangsdame. In vielen Berufen muss eine Empfangsdame in der Lage sein, für die Aufgabe spezifische Computerprogramme zur Aufzeichnung, Abrechnung und Zahlung sowie zur Dateneingabe auszuführen. Viele sind auch dafür verantwortlich, Firmen-E-Mails zu lesen und zu sortieren, Briefe zu tippen oder zu transkribieren und Online-Ablagesysteme zu verwalten. Eine Empfangsdame mit guten Computerkenntnissen und umfassenden Kenntnissen aller erforderlichen Computerprogramme kann dazu beitragen, die Genauigkeit der Unternehmensunterlagen und die Effizienz der täglichen Arbeit eines Unternehmens zu verbessern.
Da die Empfangsdame oft als Bindeglied zwischen allen Unternehmenszweigen und der Öffentlichkeit fungiert, erfordert ihre Rolle naturgemäß ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Mitarbeiter des Unternehmens finden sich oft am Schreibtisch der Rezeption wieder, um Informationen zu einem bestimmten Thema oder Kunden zu erhalten, da er oder sie direkten Kontakt zu fast allen Kunden und Mitarbeitern des Unternehmens hat. Während es für eine Rezeptionistin wichtig ist, als genaue Informationsquelle zu dienen, ist es für die Rolle einer Rezeptionistin auch wichtig, dass sie die Datenschutzrichtlinien und Offenlegungsgesetze versteht. Rezeptionisten müssen in der Lage sein, diskret zu sein, wenn sie nach Themen gefragt werden, die sie nicht besprechen können, und gleichzeitig ein freundliches Auftreten zu bewahren.