Ein abgegrenzter Aufwand ist ein Aufwand, der in den Rechnungsbüchern erfasst wird, obwohl er noch nicht bezahlt wurde. Der Aufwand wird erfasst, weil die Auszahlung der Gelder zu erwarten ist und das Unternehmen dies bilanzieren möchte. Abgegrenzte Aufwendungen können auch als abgegrenzte Verbindlichkeiten bezeichnet werden und werden in der Finanzbuchhaltung von Unternehmen jeder Größe ausgewiesen. Sie werden auch in öffentlichen Finanzunterlagen offengelegt.
Um als aufgelaufener Aufwand zu gelten, muss ein Aufwand periodisch sein und mit hoher Wahrscheinlichkeit eingezogen werden. Zinsen sind ein klassisches Beispiel, und Dinge wie Gehaltsabrechnung und Steuern könnten auch als aufgelaufene Ausgaben angesehen werden. In diesen Fällen wurden die Gelder noch nicht ausgezahlt, aber sie werden es sein, und die Abrechnung kann ein wichtiger Teil der ordnungsgemäßen Budgetierung sein. Unternehmen können auch aufgelaufene Einnahmen haben, Gelder, von denen sie vernünftigerweise erwarten, dass sie aus externen Quellen eingezogen werden.
Nimmt ein Unternehmen beispielsweise ein Darlehen mit einer Laufzeit von sechs Monaten mit einer pauschalen Zinszahlung auf, sind die Zinsen über diese sechs Monate als aufgelaufener Aufwand zu berücksichtigen. Es wurde noch nicht bezahlt oder sogar in Rechnung gestellt, aber es besteht als Aufwand, der in Zukunft gedeckt werden muss. Ebenso listen Unternehmen die Gehaltsabrechnung als aufgelaufene Ausgaben auf, da von ihnen erwartet wird, dass sie diese am Ende des Abrechnungszeitraums zahlen, auch wenn sie sie noch nicht ausgezahlt haben.
Wird ein aufgelaufener Aufwand nicht berücksichtigt, kann dies zu Problemen bei der Buchhaltung führen. Ein Budget kann überschätzt werden, weil die Menschen nicht an Rückstellungen denken, die sich auf die Höhe der verfügbaren Mittel auswirken, wenn Unternehmen beispielsweise nicht an Steuerzahlungen denken und diese dann bei Fälligkeit zu kurz kommen. Die Nichtberücksichtigung der aufgelaufenen Aufwendungen kann auch ein falsches Bild der finanziellen Gesundheit vermitteln, indem zukünftige finanzielle Verpflichtungen, die für das Unternehmen in Zukunft ein Thema werden, nicht offengelegt werden.
Die Rechnungslegung für abgegrenzte Ausgaben kann kompliziert werden. Buchhalter müssen vorsichtig sein, wenn sie entscheiden, wie sie Buchführungseinträge klassifizieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Es ist auch wichtig zu wissen, wie man Aussagen liest, um zu verstehen, was offengelegt wird, wenn man öffentliche Abschlüsse überprüft. Personen, die mit dem Lesen von Jahresabschlüssen noch nicht vertraut sind, möchten möglicherweise einen Finanzberater um Hilfe bitten, damit sie wissen, was die verschiedenen Einträge in öffentlichen Abrechnungen bedeuten.