Kapitalrücklagen sind Mittel, die für bestimmte Projekte verwendet werden, die eine langfristige Kapitalanlage darstellen oder die mit zukünftigen Kapitalausgaben verbunden sein können. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sowohl lokale als auch nationale Regierungen solche Reserven schaffen, um schrittweise Mittel für den erwarteten zukünftigen Bedarf aufzustocken. Eine Kapitalrücklage kann auch von einem Unternehmen beliebiger Größe gebildet und für laufende Projekte oder zur Vorbereitung eines zukünftigen Projekts verwendet werden.
Die Grundidee eines Kapitalrücklagenfonds besteht darin, Vermögenswerte außerhalb des üblichen Betriebsbudgets bereitzustellen und mit Projekten zu kompensieren, die zumindest teilweise außerhalb des Betriebsbudgets finanziert werden müssen. Eine Gemeinde möchte beispielsweise ein neues Rathaus bauen. Wenn im Haushalt keine Mittel für die Vorbereitung dieser Aktivität vorgesehen sind, können die Einnahmen aus einer Kapitalrücklage entnommen werden, um die Kosten für die Vorbereitung eines Grundstücks für den Neubau, die Erstellung von Blaupausen und allgemein die Vorbereitung der Bau der neuen Anlage. Abhängig von der Höhe der Mittel im Kapitalrücklagenfonds und den Regelungen, die die Auszahlungen aus diesem Fonds regeln, kann unter Umständen das gesamte Bauvorhaben über die Rücklage finanziert werden.
In ähnlicher Weise können Unternehmen eine Kapitalrücklage verwenden. Der Reservefonds kann über mehrere Jahre hinweg aufgebaut werden, in der Regel durch Einbringung von Überschüssen, die von Zeit zu Zeit erwirtschaftet werden, in den Fonds. Sollte das Unternehmen expandieren wollen, etwa durch die Eröffnung eines neuen Einzelhandelsgeschäfts oder den Bau einer neuen Produktionsstätte, können die in der Kapitalrücklage enthaltenen Vermögenswerte für den Start dieser Projekte verwendet werden. Die Verwendung der Rücklagen ermöglicht dem Unternehmen die Abwicklung des Prozesses ohne Fremdfinanzierung und erspart damit die Rückzahlung von Kreditzinsen oder Kreditlinien, um das Expansionsprojekt erfolgreich abzuschließen.
Alle Mittel, die in eine Kapitalrücklage eingestellt werden, müssen in der Finanzbuchhaltung der Gemeinde oder des Unternehmens ausgewiesen werden. Für die Gemeinden bedeutet dies, die Herkunft der in die Rücklagen eingezahlten Mittel zu ermitteln, einschließlich der gespendeten Mittel und der Mittel, die durch staatliche Zuschüsse erhalten wurden. Unternehmen müssen auch die Herkunft von Vermögenswerten, die der Kapitalrücklage zugewiesen werden, genau angeben. In vielen Ländern regeln Gesetze, wie eine Kapitalrücklage verwaltet werden muss, und bieten den grundlegenden Rahmen dafür, wie eine Regierungsstelle oder ein Unternehmen die Rücklage strukturieren und verwalten wird, einschließlich der Verwendung der Mittel für bestimmte Arten von Kapitalausgaben.