Ein Trainingsberater ist, ähnlich wie die meisten anderen Beratertypen, ein erfahrener Fachmann, der in einem bestimmten Bereich versiert ist und Dienstleistungen für ein Unternehmen anbietet. Im Gegensatz zu anderen Beratern ist ein Trainingsberater jedoch auf die Prozesse spezialisiert, mit denen professionell trainiert wird. Die Beratung und Dienstleistungen dieses Beraters helfen Unternehmen und anderen Gruppen, effektiver zu trainieren. Die meisten Berater arbeiten nicht für das Unternehmen, in dem sie Hilfe anbieten, sondern für ihre eigene Beratungsfirma oder ein größeres Unternehmen. Er oder sie kann auch als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden, der Dienstleistungen auf Grundlage einer vertraglichen Vereinbarung anbietet.
Ein Schulungsberater hat wahrscheinlich mehr als einen Kunden gleichzeitig und kann die Stunden auf verschiedene Kunden aufteilen. Auf diese Weise können Unternehmen auf das Wissen zugreifen, das nur ein Fachmann richtig bereitstellen kann, ohne einen Experten für die interne Arbeit einstellen zu müssen. Viele Organisationen betrachten Schulungsberater als nützliche Ergänzung zu einem effektiven internen Schulungsteam, auch wenn das Unternehmen über einiges Fachwissen im Unternehmen verfügt.
Schulungsberater analysieren die Schulungsprozesse eines Unternehmens, finden Probleme im System und entwickeln Wege zu deren Lösung. Nach der Analyse des bestehenden Schulungssystems geben die Schulungsberater Ratschläge, wie die Schulung im Hinblick auf ihr Fachgebiet umgestaltet werden kann. Sie beobachten und evaluieren das Ausbildungssystem und beraten auf der Grundlage ihrer Erkenntnisse über die Organisation und den Aufbau des Systems. Gängige Techniken können die Implementierung neuer Methoden, die Umstrukturierung oder die Integration verbesserter Technologien umfassen. Das Endziel ihrer Bemühungen ist es, die Effizienz in der Schulungsabteilung zu maximieren.
Ausbildungsberater können manchmal keine Spezialität haben. Häufiger sind sie jedoch eine Ressource in einem oder wenigen spezifischen Bereichen, die Schulungswissen zu einem Know-how bündelt, das anderswo nicht bereitgestellt werden kann. Wenn ein Schulungsteam während einer Projektphase Zugang zu einem Experten benötigt, kann es einen Schulungsberater für wertvolle Unterstützung in diesem speziellen Bereich hinzuziehen.
Durch den Blick von außen auf das Unternehmen kann ein Ausbildungsberater auch Probleme aufzeigen, die sonst unentdeckt bleiben könnten. Darüber hinaus kann ein Schulungsberater Fachwissen einbringen, das zwar nicht intern, aber entsprechend erfahren, aber zeitnah und kosteneffizient ist. Während ein Teil ihrer Arbeit die Ausbildung der Ausbilder umfassen kann, besteht die Aufgabe eines Ausbildungsberaters nicht nur darin, auszubilden, sondern denjenigen, die dies tun, Unterstützung und professionelle Beratung zu bieten.