Ein Debitoren-Testsaldo ist ein Buchhaltungstool, das verwendet wird, um alle Gutschriften und Belastungen im Zusammenhang mit den Forderungen eines Unternehmens zu summieren. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind alle offenen Forderungen von Kunden, die Waren und Dienstleistungen von einem Unternehmen gekauft, aber noch nicht bezahlt haben. Da bei bestimmten Kunden in der Regel zu jedem Zeitpunkt offene Forderungen bestehen, handelt es sich bei diesem Saldo in der Regel um ein Sollkonto, d. h. die Summe ist negativ. Dieser Saldo ist Teil der gesamten Versuchsbilanz, die von der Buchhaltung eines Unternehmens erstellt wird, ein Dokument, das alle Kredite und Belastungen eines Unternehmens detailliert auflistet, die, wenn die Buchhaltung korrekt ist, auf Null ausgeglichen werden sollte.
Es ist sehr selten, dass ein Unternehmen, das mit Verkäufen handelt, alle seine Zahlungen genau zum Zeitpunkt des Kaufs erhält. Stattdessen gewähren Unternehmen ihren Kunden und Kunden Kredite, die es ihnen ermöglichen, Dienstleistungen oder Waren, die derzeit gekauft werden, später zu bezahlen. Aus buchhalterischen Gründen ist es wichtig, dass der Zusammenhang zwischen Käufen und Zahlungen gut dokumentiert ist, weshalb der Debitoren-Probesaldo eine wichtige Berechnung ist.
Bei der Erstellung von Debitoren-Probesalden ist es für Buchhalter wichtig, die Grundsätze der Debitorenbuchhaltung zu verstehen. Wenn ein Unternehmen einen Verkauf tätigt, aber keine Zahlung erhält, werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen belastet und der Umsatz gutgeschrieben. Erst wenn die Zahlung für die gekauften Artikel tatsächlich eingegangen ist, wird der Zahlungseingang der Debitorenbuchhaltung gutgeschrieben.
Infolgedessen wird der Debitoren-Probesaldo für den Zeitraum, in dem er in Anspruch genommen wird, fast immer negativ sein, da in der Regel mehrere Kreditbeziehungen eines Unternehmens im Geschäftsverlauf bestehen. Um diesen speziellen Probesaldo zu berechnen, summiert ein Buchhalter einfach alle Debitorengutschriften und zieht alle Belastungen ab. Die Aufzeichnungen müssen genau sein, um Zahlungen zu verfolgen, die viel später als zum Zeitpunkt der tatsächlichen Erfassung des Kaufs erfolgen können.
Die Debitoren-Testbilanz ist nur ein Teil der gesamten Testbilanz eines Unternehmens. Dieses Blatt summiert alle Salden der verschiedenen Konten des Unternehmens, wie Barmittel, Kreditoren, Verkäufe usw. Wenn alle verschiedenen positiven und negativen Salden kombiniert werden, sollte das Endergebnis Null sein. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen die Buchhalter die Konten und Hauptbücher überprüfen, um festzustellen, wo möglicherweise Fehler gemacht wurden.