Ein leitender Verwaltungsassistent ist ein Verwaltungsfachmann, der ein oder mehrere Managementmitglieder innerhalb einer Organisation unterstützt und auch Verwaltungsmitarbeiter auf Einstiegsebene beaufsichtigen kann. Wenn Unternehmen wachsen, können sie einen Anstieg ihres Verwaltungsaufgabenvolumens feststellen und benötigen mehr als nur einen Verwaltungsfachmann. In einer solchen Organisation ist in der Regel eine leitende Position erforderlich, um eng mit dem Management zusammenzuarbeiten und Verwaltungsfunktionen zu übernehmen, die eine höhere Verantwortung tragen als die der Einstiegsmitarbeiter.
Führungskräfte oder Manager einer Organisation benötigen häufig einen leitenden Verwaltungsassistenten oder eine Assistentin der Geschäftsleitung, die als ihr „Gatekeeper“ oder Vertreter fungieren. Während die Rezeptionistin oder der Rezeptionsmitarbeiter eines Unternehmens eingehende Anrufer und Besucher begrüßt, ist ein leitender Administrator oft der nächste Ansprechpartner für diejenigen, die sich an das Management wenden möchten. Diese Personen verwalten oft Zeitpläne, Reiserouten und andere Termine für Manager in einer Vielzahl von Abteilungen, sei es Marketing, IT oder Personalwesen.
Da sie in der Regel das Management einer Organisation sowohl in schriftlicher als auch mündlicher Korrespondenz repräsentieren, ist die wichtigste Qualifikation für Personen in dieser Position, dass sie über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. In dieser Funktion können ihre Aufgaben das Verfassen von Briefen und E-Mails, das Entgegennehmen von Telefonanrufen und das Schreiben von Kurzschrift umfassen. Ein leitender Verwaltungsassistent sollte auch über allgemeine Kenntnisse aller Abteilungen innerhalb einer Organisation verfügen. Dies bereitet ihn oder sie darauf vor, allgemeine Anfragen zu bearbeiten, die er möglicherweise erhält, oder sie an die entsprechenden Abteilungsmitarbeiter weiterzuleiten.
Um ein leitender Verwaltungsassistent zu werden, sollte man sowohl Erfahrung in der allgemeinen Büroverwaltung als auch in der jeweiligen Branche des Unternehmens haben. In diesem Sinne sind die idealen Kandidaten häufig Verwaltungsfachleute auf Einstiegsebene, die bereits in der Organisation beschäftigt sind und eine Beförderung anstreben. Abhängig von den Werten der Organisation legen einige Führungspositionen möglicherweise einen hohen Wert auf akademische Zeugnisse, während andere eher am beruflichen administrativen Hintergrund des Kandidaten interessiert sind. Bewerber, die keine berufliche Erfahrung in der Verwaltung haben, aber über akademische Erfahrung in verwandten Bereichen wie Schreibmaschinen- oder Sekretariatskursen verfügen, sind möglicherweise besser für eine Einstiegstätigkeit in die Verwaltung geeignet, bevor sie sich auf eine leitende Position bewerben.