Ein Garantieformular wird in zwei verschiedenen Fällen verwendet. In einem Fall ist es die Form, die Hersteller an Verbraucher liefern, die sich für eine Produktgarantie entscheiden. Es kann auch verwendet werden, um eine Finanzvereinbarung abzuschließen. Im ersten Fall muss der Verbraucher dieses Formular ausfüllen und zurücksenden, um sein Produkt ersetzen oder reparieren zu lassen. Das Formular fragt in der Regel nach dem Namen des Verbrauchers, seiner Adresse, dem Namen des gekauften Produkts und einer Beschreibung der Beschwerde. Das Garantieformular enthält normalerweise Anweisungen, was der Verbraucher dem Formular noch beifügen muss – normalerweise eine Originalquittung und einen UPC-Code aus der Produktverpackung.
Wenn das Formular Teil einer Werbeaktion ist, bietet der Werbetreibende oft „Geld zurück, wenn er nicht erfreut“ ist. Obwohl fast alle Hersteller das Geld eines Kunden aufgrund von Unzufriedenheit mit dem Produkt zurückerstatten, ist die Werbung eine Herausforderung, die die Verbraucher ermutigt, das Produkt auszuprobieren, da sie nichts zu verlieren haben. Der Werbetreibende geht davon aus, dass die meisten Verbraucher mit dem Produkt so zufrieden sind, dass sie keine Rückerstattung beantragen, aber wenn sie ihr Geld zurückerstattet bekommen möchten, werden sie auf ein Garantieformular verwiesen, um die Rückerstattung zu erhalten. Durch ein standardisiertes Formular können Hersteller sicher sein, alle benötigten Informationen vom Verbraucher in einem vertrauten Format zu erhalten, das es ihren Mitarbeitern ermöglicht, einfach auf die Daten des Verbrauchers zuzugreifen und zahlreiche Formulare in kurzer Zeit zu bearbeiten.
Der zweite Fall, für den ein Garantieformular verwendet werden kann, ist die schriftliche Vereinbarung einer finanziellen Vereinbarung. Ein Kreditnehmer kann ein Garantieformular unterzeichnen, in dem er sich bereit erklärt, einen Kreditgeber zurückzuzahlen, in dem die Bedingungen dargelegt werden, unter denen das Darlehen zurückgezahlt wird. Oder ein Käufer eines laufenden Dienstes kann aufgefordert werden, ein Garantieformular zu unterschreiben, in dem angegeben wird, dass er über die Mittel für den Dienst verfügt oder genau aus welcher Quelle der Dienst finanziert wird.
Bei dieser Art von Garantieformular muss der Käufer Einzelheiten wie Bankkonten und die Namen und Kontaktinformationen aller anderen an der Finanzierung beteiligten Parteien angeben. Sie dient dem doppelten Zweck, den Käufer zu zwingen, sich ernsthaft Gedanken zu machen, ob er über die erforderlichen Finanzmittel verfügt, und bietet dem Leistungserbringer die Gewissheit, dass der Käufer nicht gezwungen ist, den Service plötzlich aufgrund von Mangel an Finanzierung.