Die Online-Beschaffung, auch elektronische Beschaffung oder E-Procurement genannt, ist der Prozess der Bestellung und des Verkaufs von Waren und Dienstleistungen über das Internet. Diese Art der Bestellung kann unter Verwendung einer Markenzugangsseite, die vom Verkäufer für einen bestimmten Kunden eingerichtet wird, oder über eine vom Verkäufer eingerichtete allgemeine Bestellseite durchgeführt werden. Der Hauptzweck der Online-Beschaffung ist die Beschleunigung der Auftragserteilung, -abwicklung und -lieferung von Waren und Dienstleistungen.
Heutzutage gibt es verschiedene Arten der Online-Beschaffung. Einige haben mit der Vorbereitung der Auftragserteilung zu tun, während andere sich auf die Auftragserteilung selbst konzentrieren. Mit jeder dieser Anwendungen sollen die Aufgaben, die normalerweise von Einkäufern erledigt werden, rationalisiert werden, damit sie in kürzerer Zeit recherchieren und Bestellungen aufgeben können.
Für Kunden enthalten Online-Beschaffungssysteme in der Regel Funktionen, die als Ressourcenplanungstools bezeichnet werden. Mit diesen Tools können Sie ganz einfach erkennen, was benötigt wird, Anforderungen für diese Artikel erstellen und Bestellungen generieren, sobald ein Lieferant für diese Waren oder Dienstleistungen identifiziert wurde. Software dieser Art trägt dazu bei, die internen Prozesse vieler Unternehmen zu vereinfachen, um Lieferanten zu qualifizieren und eine regelmäßige Bestellung der erforderlichen Artikel basierend auf der Nutzung einzurichten.
Zu den begleitenden Tools für den Online-Beschaffungsprozess gehört Software, die hilft, neue potenzielle Anbieter zu identifizieren. Dieses Tool kann bei der Durchführung von Kostenvergleichen mit bestehenden Anbietern helfen, um festzustellen, ob die gleiche Art und Qualität von Waren und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigeren Stückkosten erhältlich sind. Software dieser Art umfasst in der Regel Tools, die es ermöglichen, potenzielle Lieferanten hinsichtlich der Preisgestaltung verschiedener Waren auf Basis des Mengeneinkaufs abzufragen.
Eine weitere Komponente, die in vielen internetbasierten Einkaufsbeschaffungssystemen zu finden ist, ist die Tracking-Fähigkeit. Auf diese Weise können Kunden sehen, wann eine Bestellung eingegangen ist und ob diese gerade bearbeitet oder ausgeführt wurde und nun unterwegs ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Beschaffungsprogramme dieser Art einen voraussichtlichen Liefertermin enthalten, basierend auf dem aktuellen Status der Bestellung. Dieses praktische Tool macht es den Einkäufern überflüssig, die Verkäufer häufig anzurufen, um herauszufinden, wie die Bestellung voranschreitet und wann die Lieferung vernünftigerweise zu erwarten ist.
Aus Sicht des Anbieters erleichtert der Einsatz von Online-Beschaffungsstrategien die zeitnahe Annahme und Bearbeitung von Bestellungen. Gleichzeitig bedeuten die Supportfunktionen, die es den Kunden ermöglichen, den aktuellen Status der Bestellung einzusehen, weniger Zeit für die Suche nach Informationen für die Kunden. Dies ermöglicht es dem Verkäufer, sich mehr auf die Vorbereitung und den Versand der Bestellung zu konzentrieren.
Die Effizienz der Online-Beschaffung hat die Art und Weise, wie viele Unternehmen Geschäfte machen, verändert. Kunden können ihr Bestellvolumen so anpassen, dass sie kleinere Vorräte an Rohstoffen halten, was wiederum weniger Steuern bedeutet. Lieferanten können mehr Bestellungen gleichzeitig bearbeiten, was dazu beiträgt, das Geschäftsvolumen zu erhöhen. Bei einigen Diensten bedeutet die Online-Beschaffung eine sofortige Lieferung mit Diensten wie Telefonkonferenzen, Ferngesprächen und elektronischen Materialien wie E-Books.