Geschäftsrechnungen sind Rechnungen, die die Menge der gekauften Waren, die Kosten und das Fälligkeitsdatum der Zahlung angeben. Diese Dokumente werden von einem Verkäufer erstellt und einem Käufer übergeben. Sie haben einige Standardpositionen, die allen Rechnungen gemeinsam sind, wie die oben genannten Kategorien, unterscheiden sich aber auch in vielen anderen Aspekten. Von Standardrechnungen bis hin zu Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Handelsrechnungen soll jeder beweisen, dass ein Kunde aus vielen verschiedenen Gründen Anspruch auf bestimmte Waren hat.
Eine Standardauftragsrechnung wird einem ähnlichen Layout folgen, egal ob sie für den Verkauf von ein paar Bleistiften, ein paar Millionen Barrel Olivenöl oder irgendetwas dazwischen verwendet wird. Dies gilt als das einfachste Abrechnungsdokument, das möglich ist und enthält einige notwendige Informationen, um den Käufer sowohl über Details zu informieren als auch für Aufzeichnungen aufzubewahren. Neben der Standardauflistung von Menge, Preis und Zahlungsdatum enthält eine Standardrechnung eine eindeutige Bestellnummer, Kontaktinformationen des Verkäufers und normalerweise das Wort „Rechnung“ irgendwo auf dem Dokument.
Dieses Standardmodell ist bei der Rechnungsstellung weltweit weit verbreitet, aber es werden oft unterschiedliche Geschäftsrechnungen benötigt. Eine solche Variante ist die Handelsrechnung. Hierbei handelt es sich um ein Begleitdokument zum internationalen Warenverkauf, das häufig zusätzlich zu einer Standardrechnung erstellt wird. Die Handelsrechnung listet eine Vielzahl spezifischer Daten zum Verkauf auf, um den Zollanforderungen der am Verkauf beteiligten Länder gerecht zu werden. Der Zweck dieser Geschäftsrechnungen besteht darin, den Beamten bei der Berechnung der Zollsätze zu helfen.
Proforma-Rechnungen werden auch im internationalen Handel verwendet. Diese Geschäftsrechnungen enthalten lediglich die Verkäufer und Käufer von Waren, den Preis, eine Beschreibung der Waren und erwähnen die Absicht, international zu verkaufen. Dieses Dokument geht normalerweise einer Rechnung voraus, um die zuständigen Zollbeamten auf einen bevorstehenden internationalen Verkauf aufmerksam zu machen. Eine Proforma-Rechnung wird erst ausgestellt, wenn sich beide Parteien auf die Einzelheiten wie Menge und Preis geeinigt haben.
Eine andere Art von Servicerechnung befasst sich mit zurückgegebenen Artikeln. Diese als Gutschrift bezeichneten Geschäftsrechnungen beschreiben den Wert der Gutschrift, die einem Käufer bei einer Warenrücksendung gewährt wird. Der Betrag kann je nach Unternehmenspolitik gleich oder niedriger als der Kaufpreis sein, aber die Gleichung, die zeigt, wie dieser Gesamtbetrag gebildet wurde, findet sich normalerweise in einer Gutschrift.