Der Titel „Informationskaufmann/-frau“ gibt einen Hinweis auf die Verantwortlichkeiten einer Person in dieser Position. Ein Informationssachbearbeiter kann als eine Person beschrieben werden, durch die Informationen fließen. Dies umfasst sowohl eingehende Informationen wie Telefonanrufe und Nachrichten als auch ausgehende Informationen wie E-Mail und Firmeninformationen. Sie ist auch eine Person, die Informationen durch Aufgaben wie das Organisieren, Ablegen und Verteilen von Dokumenten verwaltet.
Die spezifischen Aufgaben eines Informationssachbearbeiters können variieren. Diese richten sich oft nach dem Geschäft und der Branche, in der eine Person mit dieser Position arbeitet. Die meisten Informationssachbearbeiter erfüllen Aufgaben, die zusammenfassend als grundlegende Büroangestelltenfunktionen beschrieben werden können. Dies bedeutet, dass eine Person, die an einer solchen Position interessiert ist, möglicherweise mit bestimmten Bürogeräten vertraut werden möchte. Nach Angaben des Bureau of Labor and Statistics (BLS) verwenden Informationsbeamte das Telefon, PCs und andere elektronische Geräte, um E-Mail- und Faxdokumente zu senden.
Telefone sind in der Regel ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Informationssachbearbeiters. Ein erheblicher Teil ihrer Zeit wird möglicherweise damit verbracht, Telefonanrufe anzunehmen. Die Telefone, die normalerweise von Personen in diesen Positionen verwendet werden, sind nicht mit denen in einer häuslichen Umgebung vergleichbar. Diese Maschinen sind wahrscheinlich so konzipiert, dass sie mehrere Leitungen, die Weiterleitung von Anrufen und die Kommunikation zwischen den Büros aufnehmen können. Es ist auch wahrscheinlich, dass eine Person in dieser Position Kenntnisse im Umgang mit Anrufbeantwortern haben muss, um auf diese Weise abgefangene Anrufe zu verwalten.
EDV-Kenntnisse sind für einen Informationssachbearbeiter in der Regel wichtig. Jeder, der in einer solchen Position arbeiten möchte, sollte mit gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen vertraut sein. Einige Jobs erfordern möglicherweise andere Computerkenntnisse wie Datenbankverwaltung, Terminplanungs- oder Kalenderanwendungen und branchenspezifische Programme.
Faxgeräte sind Geräte, die die Übertragung von Dokumenten über Telefonleitungen ermöglichen. Informationssachbearbeitern wird in der Regel die Verantwortung für das Senden und Empfangen von Informationen auf diese Weise übertragen. Gleichzeitig sind diese Personen in der Regel auch für die Annahme und den Versand von Dokumenten und Paketen per E-Mail, Kurierdienst und Post verantwortlich. Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer Person in dieser Position, über starke organisatorische Fähigkeiten zu verfügen und ein Multitasker zu sein.
Die büroübergreifenden Aufgaben einer Informationssachbearbeiterin werden oft durch ihre Verantwortung für die Interaktion mit der Öffentlichkeit unterbrochen. Eine Person in dieser Position kann der erste Kontaktpunkt mit Kunden und anderen Personen sein, die ein Unternehmen besuchen. Es kann ihre Aufgabe sein, festzustellen, ob und wann eine Person Zugang zu anderen Personen in der Organisation erhält.