Auch als Zahlungsgarantieformular bekannt, ist ein persönliches Garantieformular ein rechtsverbindliches Dokument, das die Absicht eines Käufers bestätigt, eine Zahlung an einen Verkäufer zu überweisen, basierend auf den Bedingungen, die im Text des Dokuments zu finden sind. Je nach verwendetem Format kann ein solches Formular auch eine Verpflichtung eines Mitunterzeichners enthalten, der sich bereit erklärt, für die Schuld zu haften, wenn der Käufer den Saldo nicht rechtzeitig begleicht. Ein persönliches Garantieformular kann in einen größeren Vertrag aufgenommen oder als eigenständiges Dokument erstellt werden, das gleichzeitig mit dem Vertrag unterzeichnet wird.
Der Zweck eines persönlichen Garantieformulars besteht darin, die Interessen sowohl des Käufers als auch des Verkäufers zu schützen. Für den Käufer enthält der im Formular enthaltene Text die Zahlungsbedingungen, einschließlich der Bemessung von Verzugszinsen oder Strafen bei Zahlungsverzug. Obwohl dieses Detail an anderer Stelle in einem Dienstleistungsvertrag enthalten sein kann, hilft die Darstellung in diesem Formular sicherzustellen, dass der Käufer die Zahlungsbedingungen sowie die Folgen versteht, wenn Zahlungen nicht gemäß dem vereinbarten Zeitplan erfolgen.
Für Verkäufer ist ein persönliches Garantieformular so aufgebaut, dass es allen Gesetzen oder Vorschriften entspricht, die für schriftliche Vereinbarungen in dem Gebiet gelten, in dem der Verkäufer ansässig ist. Die in den meisten Versionen dieses Formulars verwendete prägnante Formulierung gibt dem Verkäufer zusätzliche Sicherheit, dass er alles in seiner Macht Stehende getan hat, um den Käufer über die Erwartungen zu informieren. Durch die Minimierung der Möglichkeit von Missverständnissen in Bezug auf die Überweisung von Zahlungen und eventuell anfallenden Verzugsgebühren ist der Verkäufer zuversichtlich, dass die Geschäftsbeziehung reibungslos verläuft und die Vertragsbedingungen rechtzeitig erfüllt werden.
Es gibt nicht die eine Version eines persönlichen Garantieformulars, die für jede Situation die richtige ist. Glücklicherweise ist es möglich, viele verschiedene Vorlagen zu verwenden, die an die Bedürfnisse des Verkäufers angepasst werden können und dennoch den lokalen Gesetzen entsprechen. Obwohl es möglich ist, diese Vorlagen zu kaufen, gibt es eine Reihe kostenloser Versionen online. Diese kostenlosen Versionen können in verschiedene Textverarbeitungsformate heruntergeladen und leicht umstrukturiert werden, um alle spezifischen Umstände oder Daten zu berücksichtigen, die für eine bestimmte Transaktion gelten. Darüber hinaus kann der Text mehrerer Vorlagen zu einem Dokument kombiniert werden, das alle Fragen rund um die Zahlung von Waren und Dienstleistungen abdeckt, sodass Käufer und Verkäufer sich mit den mit der Garantie verbundenen Bedingungen vertraut machen können.