Ein Rekordhalter ist ein Büroangestellter, der mit Informationen wie Berichten, Akten, Sitzungsprotokollen, Hauptbüchern und sonstiger Korrespondenz arbeitet, diese organisiert und speichert. Er oder sie ist dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnungen geordnet und für andere Arbeitnehmer oder externe Parteien wie Anwälte, die die Informationen benötigen, leicht zugänglich sind. Die Finanzbücher, Akten und Belege eines Unternehmens müssen von einem Buchhalter für steuerliche Zwecke in einer aktuellen Ordnung geführt werden.
Steueraufzeichnungen müssen sorgfältig geführt und ständig aktualisiert werden, einschließlich einer Aufschlüsselung der Ausgaben. Finanzielle Aufzeichnungen wie Quittungen werden benötigt, um die Informationen in den Unternehmenssteuererklärungen nachzuweisen. Die Verwaltung von Geschäftsunterlagen ist in die Hauptkategorien Forderungen und Verbindlichkeiten unterteilt. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Zahlungen von Kunden, während fällige Transaktionen Geräte und andere Gegenstände sind, die das Unternehmen kauft.
Ein Buchhalter muss eine Liste der Kunden führen, die mit ihren Zahlungen überfällig sind, da dies eine Unterdeckung oder Minderung der Zahlungen ausmacht, die das Unternehmen gemäß seiner Rechnungsstellung hätte erhalten müssen. Rechnungen werden zu dem Zeitpunkt ausgestellt, an dem ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung erhält und in fortlaufender Reihenfolge nummeriert. Cash-Kunden zahlen Rechnungen sofort, während diejenigen mit Kreditkonten ihren Kontobetrag monatlich oder nach einem anderen vereinbarten Zeitplan bezahlen. Die Buchhalter müssen sicherstellen, dass alle Rechnungen berücksichtigt werden; Alle stornierten Kundenaufträge werden als „ungültig“ gekennzeichnet, während Kontoauszüge an Kreditkunden ausgestellt werden. Kontoauszüge sind Dokumente, die regelmäßig an Kreditkunden gesendet werden und die Beträge enthalten, die sie für Rechnungen auf ihren Kreditkonten bezahlt haben oder nicht.
Buchhalter kategorisieren Bargeld, Verkäufe, Gehaltsabrechnungen und Unternehmenskäufe in leicht auffindbare Informationen, die in ein Gesamtsystem wie eine computergestützte Buchhaltungssoftware passen. In computergestützten Buchhaltungssystemen können Buchhalter dafür verantwortlich sein, die Bankinformationen eines Unternehmens in Softwareprogramme herunterzuladen. Das Sichern von Dateien im Falle eines Bürobrands oder eines anderen Notfalls ist eine weitere häufige Aufgabe. In einigen Fällen muss ein Buchhalter möglicherweise noch einige Quittungen und Elemente in einem linierten Hauptbuch erfassen. Buchhalter sind oft für die Kassenausgaben zuständig und behalten den Überblick über den Kauf von Büromaterial.
Ein effizienter Buchhalter organisiert und archiviert Artikel täglich, anstatt Quittungen und Informationen anhäufen zu lassen. Diese tägliche Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Büroangestellten, aber es können auch andere Verwaltungsaufgaben übertragen werden. Protokollführer führen bei Besprechungen häufig Protokolle, bevor sie die Informationen verteilen und später speichern.